Assistant Administratif H/F - Association D'entraide Vivre

L'Association d'Entraide VIVRE accompagne les personnes en situation de handicap restaurer un projet social et professionnel. Les missions de l'Association : le parcours de la personne accueillie, pr orientation habitat en passant par orientation, formation qualifiante et emploi.
Appui administratif au dispositif :- Assurer l'accueil physique et téléphonique, le traitement des courriels, ainsi que le secrétariat courant du service- Mettre à jour les tableaux de suivi, les bases de données et les dossiers des personnes accompagnées- Produire, fiabiliser et suivre des outils de pilotage de l'activité : tableaux de bord, statistiques, indicateurs, reportings- Organiser la logistique des réunions, actions collectives, formations et temps d'accueil- Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers papier et numériques dans le respect de la confidentialité.Gestion administrative courante et RH :- Participer au suivi des commandes, stocks, factures et éléments administratifs en lien avec les fonctions support- Contribuer à la préparation de documents utiles aux obligations de suivi, d'évaluation et de traçabilité du service- Rédiger des comptes rendus de réunion et assurer le suivi des actions décidées- Collecter les éléments variables de paie ainsi que les données relatives aux ressources humaines.Assistanat de direction- Gérer l'agenda de la directrice, prioriser les demandes et préparer les échéances importantes- Préparer des supports, notes, comptes rendus, courriers et présentations.- Assurer le suivi opérationnel de dossiers transversaux : qualité, partenariats, projets, échéanciers, relances- Faciliter la circulation de l'information entre la direction, l'équipe et les fonctions support- Alerter sur les urgences, les points de blocage et proposer des solutions concrètes d'organisation.Profil recherché- Formation Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, ou expérience significative sur un poste équivalent.- Expérience souhaitée dans le secteur médico-social, sanitaire, associatif ou dans un environnement à forte exigence organisationnelle.- Bonne connaissance du handicap, de l'accompagnement ou de la relation avec des publics en situation de vulnérabilité appréciée.Compétences attendues- Maîtrise d'Excel avancée : tableaux croisés dynamiques, formules, suivi d'indicateurs, tableaux de bord, extraction et fiabilisation de données.- Très bonne maîtrise de Word, Outlook et PowerPoint.- Excellente organisation, rigueur, sens des priorités et autonomie.- Capacité à prendre des initiatives et à proposer des améliorations de fonctionnement.- Qualités rédactionnelles, discrétion, fiabilité et sens du service.- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés internes et externes.Recrutement : CV + Lettre de motivation par courriel en précisant en objet : « Candidature - Assistante administrative et de direction ».- Mme Marielle GENERALI, Cheffe de service : ****@****.**- Mme Valérie CHAILLOT, Directrice de Delta Insertion : ****@****.**

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités des sièges sociauxListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.