Assistant Administratif H/F - Service Public

Assurer les missions d'assistanat administratif de la direction et du secrétariat général de l'établissement, dans une relation de confiance, en collaboration avec la Chargée de direction.Apporter un appui permanent à la direction et au secrétariat général en matière d'organisation et de gestion des plannings, d'information et d'accueil, pour une bonne interface entre la direction et les interlocuteurs internes et extérieurs.Rattaché au Secrétariat Général et sous la responsabilité de la chargée de direction, l'assistant administratif (H/F) assure les missions suivantes:Missions principales:1) Assurer le secrétariat de la direction et du secrétariat généralØ Tenir les agendas et prendre les rendez-vous en fonction des prioritésØ Gérer et traiter les informations écrites et orales, en veillant à la bonne circulation des informationsØ Organiser les déplacements et gérer les missionsØ Suivre la diffusion du courrier dans les servicesØ Rédiger des courriers, notes et décisionsØ Diffuser les informations aux personnels de l'EnvAØ Gérer la circulation des documents à la signature du directeur et de la secrétaire généraleØ Rédiger les comptes rendus des conseils d'administration et commissions permanentesØ Gérer le dossier des élections internes et externesØ Gérer la commande des fournitures de bureau des différents services administratifs ainsi que le stockØ Participer au secrétariat en cas de mise en place de plans d'urgence ou d'une cellule de criseØ Organiser le classement et l'archivage des dossiers2) Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariatØ Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courrielsØ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire l'information3) Organiser et planifier les réunions, en respectant les délais de transmissions des documentsØ Organiser la logistique et préparer les réunions internesØ Recueillir, consigner et diffuser les informations et documents relatifs aux différents conseils de l'établissementØ Gérer le dossier du conseil d'administration, de la commission permanente et du conseil des enseignants

· Maitriser les techniques de secrétariat (méthodes de prise de notes, accueil téléphonique et physique, gestion du temps de travail)· Maîtriser les outils bureautiques, notamment les logiciels Word et Excel· Savoir s'exprimer et rendre compte· Savoir rédiger des courriers, notes et compte rendus· Savoir prioriser et respecter les échéances· Connaître l'organisation de l'établissement· Anglais (connaissances)· Maîtriser le classement, la recherche d'informations et l'archivage· Rigueur et autonomie· Sens du travail en équipe· Qualités relationnellesPriorisation et gestion des demandes urgentes