Assistant de Direction H/F - Université Sorbonne Paris Nord

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : UFR des Sciences Economiques et de Gestion (SEG)Composition du service (effectifs) : 20Fonction d'encadrement : nonRattachement hiérarchique : Directeur administratif (DA) de l'UFR SEG
Appui à la direction de l'UFRGérer l'agenda de la direction et assister l'équipe de direction (directeur ou administrateur provisoire etdirecteur administratif) dans l'exercice de leurs responsabilitésPréparation et soutien de leurs différentes activitésRédaction de courriersParticipation et établissement des comptes rendus du conseil d'UFRGestion du conseil d'UFRRenseigner tableaux de bords et enquêtes (insertion professionnelle, devenir des diplômés...)Classer et archiver les documents et informationsAccueillir et informer les personnels et les usagers de l'UFRActivités associéesRéférent des élections au sein de l'UFRSuivi des communications avec les services centraux (demandes de dérogation, PV de fraude, ...)Participation à l'organisation et la logistique des salons de l'étudiant, colloques, conférences, JPO, forumdes métiers, etc...Assister le secrétariat du pôle licence en cas de nécessitéMise en place et gestion des cordées de la réussiteRéférent RH de l'UFRRéférent RH BIATSS de l'UFRSoutien RH ENS/VAC auprès de la DA Adjointe de l'UFROrganisation et gestion des comités de recrutement (en collaboration avec le chargé de budget)Accueil et suivi des enseignants invitésAccueil des enseignants titulaires et vacataires (carte professionnelle, ...)L'agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l'activité du service.Outils spécifiques à l'activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Word, Excel, Google agenda, HyperPlanning, Sépia, Safran, i-parapheur, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

Connaissances / SavoirMaîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement SupérieurOrganisation et fonctionnement de l'établissementSavoir faireSavoir organiser son espace de travail (physique et numérique)Facilité rédactionnelleSavoir rendre compte par écrit à son supérieur hiérarchiqueSavoir êtreAvoir le sens du relationnel et du travail en équipeÊtre disponible lors des pics d'activités et être réactifAvoir un sens de l'analyse et être force de propositionÊtre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travailFaire preuve de confidentialité au regard des données traitées