Assistant de Direction H/F - Grand Lyon

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes. Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, ... . Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...). La direction des assemblées, affaires juridiques et assurances (DAAJA), qui compte près de 90 collaborateurs, prend en charge 4 missions principales : - accompagner les délégations pour sécuriser l'action de la Métropole et défendre ses intérêts sur le plan juridique, - animer le processus délibératif dans un double souci de régulation et de sécurité juridique, - garantir, aux élus, les moyens nécessaires à l'exercice de leurs missions, - assurer les principaux risques de la collectivité, gérer les demandes indemnitaires et/ou exercer les recours à la suite d'un sinistre et développer des actions de prévention. L'assistant de direction intègre un pôle de 4 assistants, hiérarchiquement rattaché au directeur.
Au quotidien, vous prenez en charge le secrétariat de deux directeurs adjoints et d'un responsable de service, et les aidez dans leur organisation professionnelle en termes de communication, d'information, et d'accueil, ainsi que de gestion, de classement et de suivi de dossiers. Vous êtes en capacité d'organiser, planifier des réunions, rédiger des ordres du jour et des comptes-rendus. Vous réalisez et mettez en forme des travaux bureautiques (notes, courriers, tableaux, saisie...) et organisez leur suivi, classement et archivage. Vous possédez des qualités relationnelles et aimez gérer l'accueil physique et téléphonique. Vous savez réceptionner, filtrer et orienter les appels, donner une information de premier niveau et orienter vers les bons interlocuteurs. Vous êtes un maillon essentiel dans transmission de l'information et jouez un rôle de relais auprès du directeur et des directeurs adjoints. Vous assurez, par ailleurs, en tant que de besoin la continuité de l'antenne de gestion R.H en cas d'absence simultanée des deux assistants en charge du secteur d'activité ainsi que des missions relatives à la logistique de la direction.

Vous avez une formation et/ou des connaissances dans le domaine du secrétariat, vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint...) et vous êtes formé à la prise de notes. Vous êtes doté d'une excellente orthographe et d'aptitudes rédactionnelles. Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou d'une Métropole n'est pas obligatoire mais serait un indéniable plus! Pour exercer ces fonctions, il vous faudra faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous devrez savoir prioriser et vous organiser face à des interlocuteurs multiples. Proactif, vous savez alerter votre supérieur en cas de besoin et prenez des initiatives si nécessaire. Vous aimez le travail en équipe et appréciez être en relation avec de nombreux interlocuteurs, vous savez faire preuve d'adaptabilité et de diplomatie vous êtes le candidat que nous recherchons !