Assistant Administratif du Service Culturel et du Conservatoire - Mairie de Maisons-Laffitte H/F - Communes

Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l'autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles - secteur Culture-Conservatoire - et de l'Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers.Vos principales missions seront les suivantes :1. Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l'administrateur- Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation- Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site- Etablir au besoin les factures liées à l'activité de la direction2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses - Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation3. Gérer les plannings d'occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes- Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation- suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel- suivre et mettre à jour le planning quotidien d'occupation des salles de cours et des lieux de diffusion4. Gestion des DPAE et GUSO- Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l'administrateur- Effectuer les paiements via le GUSO5. Gestion de l'accueil des compagnies- Organiser l'accueil des compagnies sur site- Effectuer les réservations d'hôtel et piloter la restauration sur site6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire- Suivre l'organisation des interventions musicales scolaires- Suivre l'organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur)- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire- Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d'orchestre et professeurs- Etablir et envoyer les attestations de scolarités- Contrôler les règlements et encaissements des frais d'inscription et des locations d'instruments- Etablir les relances des règlements- Etablir les formulaires de recouvrement- Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire- Saisir et envoi des mails d'information aux familles des élèves du Conservatoire- Prendre en charge le classement et l'archivage des dossiers Vous serez également en charge de :- Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture- Conservatoire= Suivre scrupuleusement les procédures- Travailler en transversalité avec les différentes équipes

SAVOIRS- Connaissance des outils bureautique (Word, Excel)- Connaissance du logiciel IMUSE, CIRIL, MANTYSAVOIRS-FAIRE- Bon niveau d'orthographe et d'expression orale.- Capacité à transmettre les informations et à rendre compte.SAVOIRS-ETRE- Apprécier l'environnement d'un Etablissement d'Enseignement Artistique dans le domaine musical et théâtrale- Sens du service public (élèves, parents, professeurs)- Rigueur et organisation- Capacité d'adaptation- Disponibilité- Esprit d'équipe- Discrétion professionnelle- Bonne mémoireFORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES- Bac professionnel gestion administration- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale- Connaissance de l'environnement des milieux culturels et de l'enseignement artistique