Office Manager H/F - Penelope Welcome

Depuis plus de 50 ans, Pénélope réinvente l'accueil et l'hospitality avec professionnalisme et sourire. Vous aimez le service, relever de nouveaux défis et progresser ? Rejoignez la #TeamPénélope et développez vos talents dans une entreprise qui reconnaît les compétences, encourage le développement professionnel et offre de réelles perspectives d'évolution. Et parce que chacun doit pouvoir trouver sa place, Pénélope est fièrement handi-accueillante.
Nous recrutons un office manger pour notre client, spécialisé dans la formation liée au transport maritime internationale.ROLERattaché(e) à l'équipe évènementielle, vous contribuez à l'organisation et à la coordination des différents événements du site.Basé(e) sur un site d'excellence, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes évènementielle et opérationnelle et participez à la supervision du bon déroulement des événements.RESPONSABILITESAvant l'évènement- Contribuer à la préparation des événements (réunions de cadrage, rédaction des déroulés, check lists)- Aider à la coordination logistique : réservations de salles, vérification des équipements, ...)- Participer à la gestion des inscriptions/créations : suivi des réponses, relances, mises à jour des listes- Contribuer à la gestion des partenaires/sponsors lorsque nécessaire : recueil des besoins, suivi des livrables (logos, textes), validation des supportsPendant l'évènement- Participer à l'accueil des participants : point d'information, remise de badges, orientation des invités- Assurer un soutien logistique sur place : contrôle de la mise en place des salles, contrôle du matériel, gestion des imprévus simples- Aider au suivi du déroulé (timing, coordination avec les intervenants, interface avec les prestataires)- Gestion des visites (français / anglais)Après l'évènement- Contribuer au bilan : collecte de retours, aide au reporting (statistiques de participation, synthèse des feedbacks)- Participer à l'archivage des documents et supports (photos, présentations, listes de participants) pour capitaliser sur les bonnes pratiquesPROFIL ET COMPETENCES- Vous avez le sens de la qualité de service, de la relation client et du résultat.- Vous avez une bonne connaissance de la suite office, notamment Word, Excel et PowerPoint.- Vous êtes à l'aise avec la coordination logistique (réservations, suivi prestataires, mise à jour de listes, reporting basique).- Vous êtes diplomate et savez interagir avec des corps de métiers variés.- Vous êtes rigoureux(se), fiable et avez le sens du détail dans la gestion et capable d'innovations pour améliorer la qualité de l'expérience des convives.- Vous êtes réactif(ve) et avez une capacité à garder votre calme face aux imprévus lors des évènements.- Vous êtes à l'aise lors de prise de parole en public, vous êtes discret(e), curieux(se) et avez d'apprendre.- Français comme Anglais professionnel, écrit et oral (physique et téléphonique) sont un prérequis.Profil recherché :Excellent sens du relationnelAnglais fluide (votre niveau sera évalué)Bonne maîtrise du Pack OfficeOrganisation et réactivitéNous vous proposons :Contrat : CDILieu : MARSEILLEHoraires : Variable du lundi au vendredi en fonction des évenementsDate de début : 01/09/2026Salaire : 2650 € brut mensuelLes essentiels du salarié :Mutuelle d'entrepriseAccès au CSE (Comité Social et Économique)Titres restaurant dématérialisésRemboursement à 50% du titre de transportVous avez envie de postuler ? Tant mieux, nous avons hâte d'en savoir davantage sur votre profil !La suite en étapes :Pré-qualification téléphonique1er entretien avec le service recrutementValidation manager