Assistant Administratif - Polyvalent H/F - Ilexia

CDI - Temps partielLocalisation : Paris 20ePrise de poste : Dès que possibleÀ propos de nous :Ilexia est un bureau d'études spécialisé dans les réseaux, les télécommunications IP, les communications unifiées et la cybersécurité. Nous accompagnons nos clients dans leurs projets de transformation numérique grâce à nos activités de conseil, d'ingénierie, de formation et de développement de solutions innovantes.En tant que TPE à taille humaine, nous recherchons une personne polyvalente, organisée et autonome, capable d'intervenir sur plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise.Vos missions : Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et participerez activement à la gestion quotidienne de l'entreprise.Administration :- Réaliser les tâches administratives courantes.- Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil des visiteurs.- Gérer le classement et l'archivage des documents.- Assurer le suivi des stocks de fournitures.- Gérer les différents contrats de l'entreprise (prestataires, abonnements, etc.).Ressources Humaines :- Gérer le planning des absences, congés et RTT.- Assurer le suivi des tickets restaurants.- Suivre les notes de frais.Comptabilité (en lien avec le cabinet comptable) :- Établir les factures de vente via Pennylane.- Envoyer les factures aux clients.- Assurer le suivi des factures fournisseurs et clients.- Effectuer le rapprochement comptable mensuel.Gestion de la formation :- Gérer les dossiers de financement (AFDAS et autres OPCO).- Organiser les formations intra et inter-entreprises.- Réaliser et envoyer les convocations.Communication & Marketing :- Animer les réseaux sociaux de l'entreprise.- Concevoir des visuels pour le site internet et les réseaux sociaux.Profil recherché : Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.Compétences recherchées :- Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, RH, communication ou équivalent.- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.- Aisance rédactionnelle et excellente maîtrise du français.- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office ou Google Workspace).- Une sensibilité à la communication digitale et aux réseaux sociaux est appréciée.- La maîtrise d'outils de création graphique (Canva, Adobe Express ou équivalent) est un plus.Qualités attendues :- Polyvalence- Rigueur- Autonomie- Sens de l'organisation- Curiosité- Esprit d'initiative- Bon relationnel- Discrétion et confidentialitéPourquoi nous rejoindre ?- Une grande diversité de missions.- Une entreprise à taille humaine où les idées sont les bienvenues.- Un environnement technique innovant autour des télécommunications IP, de la cybersécurité et de l'intelligence artificielle.Avantages : TR, Mutuelle, PEE, nombre jours congé (25 congés payés)Type de contrat : CDITemps de travail : Temps partielLieu : Paris 20e

Experience: 1 An(s)Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Ingénierie,études techniquesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.