Coordonnateur Accueil-Programmation H/F - Service Public

Le coordonnateur(trice) accueil-programmation assure le pilotage opérationnel du service accueil et de l'activité de programmation du CREPS, sous l'autorité du responsable accueil-programmation-logistique. Il ou elle met en oeuvre les orientations fixées, organise l'activité quotidienne du service, garantit la qualité des prestations rendues et rend compte de son action à son responsable hiérarchique. Il ou elle constitue un relais opérationnel essentiel entre les usagers, les services et le responsable du département. Il ou elle contribue au bon fonctionnement du service et participe à la continuité des missions d'accueil de l'établissement.Missions principales : Pilotage opérationnel du service Accueil - Programmation- Organiser et coordonner l'activité du service Accueil-Programmation ;- Assurer une activité de programmation et d'optimisation des capacités d'accueil du CREPS ;- Veiller à la qualité du service rendu aux usagers ;- Produire les indicateurs nécessaires au suivi et au pilotage de l'activité ;- Rendre compte au responsable hiérarchique et lui transmettre les éléments d'aide à la décision.Missions secondaires :- Assurer les missions de régisseur(se) de recettes suppléant en l'absence du régisseur titulaire
Pilotage opérationnel du service Accueil - Programmation :- Organiser, coordonner et optimiser l'activité du service Accueil - Programmation au quotidien ;- Répartir et prioriser les tâches entre les agents afin de garantir un traitement efficient des demandes et la qualité du service rendu ;- Superviser le suivi des demandes de réservation ;- Assurer une activité de programmation;- Optimiser l'occupation des hébergements, de la restauration et des installations sportives;- Assurer l'élaboration des devis, conventions et documents administratifs liés aux réservations, séjours, stages, formations et manifestations accueillis par l'établissement ;- Veiller au respect des procédures d'accueil, de réservation et de programmation ainsi qu'à la fiabilité des informations diffusées aux usagers ;- Assurer la liaison technique avec les services et impliqués dans l'organisation des accueils ;- Accompagner les agents dans la gestion des situations complexes et contribuer à la continuité du service en fonction des besoins de l'activité ;- Alimenter les outils de suivi, les indicateurs d'activité et les tableaux de bord nécessaires au pilotage du service, aux réunions de coordination et de suivi d'activité ;- Analyser l'activité du service accueil-programmation, identifier les dysfonctionnements et proposer les actions d'amélioration.Accueil physique et téléphonique week-end et/ou férié:- Accueillir, contrôler, renseigner et orienter le public (soit à l'accueil ou en délocalisé dans un autre bâtiment du site)- Établir les mises en communication téléphonique et traiter les demandes de renseignements- Assurer la tenue des plannings des salles, installations, hébergement, restauration- Assurer les prestations particulières (préparation et service des cafés, cocktails, ...)- Assurer le bon fonctionnement du matériel audio-vidéo et être capable de remédier aux pannes de premier niveau- Accompagner les usagers qui demandent à visiter l'établissement.Encaissement et remise de régie, en tant que régisseur suppléant:- Assurer les opérations de régie, d'encaissement et de remise de fonds auprès de l'agence comptable ;- Établir les documents administratifs et financiers liés aux prestations de l'établissement.

Savoir-faire- Animer et coordonner une équipe ;- Planifier, organiser et coordonner une activité complexe ;- Gérer les priorités et les situations d'urgence ;- Maîtriser les techniques d'accueil, de réservation et de gestion hôtelière ;- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers ;- Travailler en transversalité avec des interlocuteurs multiples ;- Analyser une activité et proposer des actions d'amélioration ;- Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés et gérer les situations sensibles- La connaissance du logiciel PROLOC constitue un atout.Savoir-être- Sens du service public, de l'accueil et de la relation usager/client ;- Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle ;- Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités ;- Réactivité et capacité d'adaptation ;- Capacité d'anticipation et autonomie ;- Aptitude au travail en équipe ;- Qualités relationnelles, sens de l'écoute et de la médiation ;- Capacité à fédérer une équipe et à favoriser la coopération ;- Esprit d'initiative et force de proposition.