Assistant de Direction - Mn Sèvres et Mobilier National H/F - Service Public

Au sein des Manufactures nationales, le cabinet du président a pour mission d'accompagner le président de l'établissement public dans son rôle de décision et d'arbitrage, de représentation en France comme à l'étranger, et de définition et mise en oeuvre des axes stratégiques pour l'établissement. Le cabinet est en lien constant avec l'ensemble des directions et services. Il est constitué d'un chef de cabinet et de trois assistant-e-s de direction et d'un-e apprenti-e en alternance. Il gère l'ensemble du courrier et des fonctions documentaires, ainsi que l'organisation des réunions, les missions et déplacements de tous les membres du comité de direction. Le comité de direction des Manufactures nationales est constitué du Président, de l'administratrice générale, du directeur délégué à l'administration, du directeur délégué aux collections, du directeur de la manufacture de Sèvres, de la directrice des manufactures de création textile et des principaux chefs de service et responsables sectoriels de l'établissement. La mission de responsabilité sociétale des organisations - RSO relève également de la présidence.
Au sein des Manufactures nationales, le cabinet du président accompagne le président dans la définition et la mise en oeuvre des axes stratégiques pour l'établissement.Il en lien constant avec l'ensemble des directions et services et est constitué d'un chef de cabinet et de trois assistant-e-s de direction et d'un-e apprenti-e en alternance.L'assistant-e de direction a pour missions : - L'accompagnement du président et du chef de cabinet dans l'organisation quotidienne de leur travail ; - L'accueil physique et téléphonique ;- Le traitement du courrier, diffusion, classement, archivage des documents ; - La gestion de l'agenda du Président ; - La gestion ponctuelle des agendas des membres du comité de direction ; - L'organisation des réunions en présentiel ou à distance (convocation, préparation des dossiers, réservation de salles, etc.) en lien avec les interlocuteurs internes et externes ;- La préparation des rendez-vous du Président (impressions, reliures, dossiers du Conseil d'administration, etc) ; - La production de courriers administratifs (rédaction et/ou mise en page) ;- L'organisation des déplacements du Président tant en France qu'à l'étranger, notamment dans le cadre de déplacements officiels ; - L'organisation des déplacements des membres de l'équipe de direction (organisation, instruction des Ordre de mission, etc.) ;- La mise à jour des fichiers contacts des partenaires de l'institution (artistes, institutionnels, dépositaires...) ;- L'établissement de demandes d'achats relatives au fonctionnement de la Présidence (notes de frais, achats de consommables, de fournitures, etc) ;- L'encadrement et la montée en compétences des stagiaires/apprentis.Missions complémentaires :L'assistant-e de direction instruit les réunions du Conseil d'administration : planning, préparation des dossiers, organisation matérielle, suivi etc.Il/elle vient également en support pour l'organisation des différentes commissions de l'établissement.L'ensemble de ces fonctions nécessite la maîtrise des outils bureautiques, de messagerie, de planning, mais aussi de la pédagogie, d'excellentes qualités relationnelles et une grande discrétion.

Compétences techniques :Environnement institutionnel et administratif : maîtreOutils bureautiques / messagerie /planning : expertTechniques de secrétariat : expertMéthodes de classement et d'archivage : maîtriseAnglais : maîtriseSavoir-faireQualités rédactionnelles (courriers, courriels) : expert Sens de l'organisation / Rigueur : maîtrise Capacité à prévoir et anticiper : maîtrise Connaissance de la fonction publique et du secteur culturel: pratiqueUne appétences pour les arts décoratifs et les savoir-faire sera fortement appréciée.Savoir-être (compétences comportementales)Qualités relationnelles Réactivité et bonne gestion du stress Discrétion