DGA - Did Assistante de Direction H/F - Direction générale de l'armement (DGA)

L'emploi s'exerce dans l'environnement immédiat du chef du service des orientations industrielles (SOI). Il s'agit avec l'ensemble des sous-directions et bureaux du SOI et en relation avec les secrétariats des autres directions, le cabinet du délégué général pour l'armement et la direction de l'industrie de défense de participer à la bonne exécution des tâches incombant à un secrétariat de chef de service.Garantir au chef du service des Orientations Industrielles, à ses adjoints et aux sous-directeurs du SOI un soutien à la hauteur des besoins en agissant avec professionnalisme, efficacité et disponibilité.
L'emploi s'exerce dans l'environnement immédiat du chef du service des orientations industrielles (SOI) et avec l'ensemble des sous-directions et bureaux du SOI et en relation avec les secrétariats des autres directions de la DGA.Assurer l'optimisation du temps des manageurs :- Filtrer les appels téléphoniques, y compris en langue anglaise, en apprécier l'importance/l'urgence,- Gérer l'agenda du chef de service et son optimisation en temps réel (intégration des imprévus),- Prendre/hiérarchiser les RdV, - Planifier/organiser réunions et déplacements.Préparer les dossiers et assister les manageurs dans le pilotage du Service :- Veiller aux évolutions de l'environnement de l'entité pour actualiser les dossiers en cours,- Constituer les fonds de dossier, des supports de suivi- Contrôler l'accès aux dossiers et veiller à leur intégralité (discerner le degré de confidentialité des informations suivant l'interlocuteur),- Exploiter/affecter le courrier arrivée/départ protégé et non protégé,- Vérifier la conformité formelle des documents, dossiers soumis signature.Contribuer à l'accessibilité et à la circulation de l'information dans l'entité :- Faire des comptes rendus oraux synthétiques sur les derniers événements marquants,- Choisir le circuit de diffusion selon la nature de l'information à relayer,- Harmoniser un mode de fonctionnement entre les secrétaires de l'entité. - Conduire sous l'autorité du chef de Service des actions déléguées.

Les principales compétences attendues sur le poste sont les suivantes :- répondre au téléphone en anglais ;- gestion d'agenda et gestion des rendez-vous ;- maîtriser les outils de bureautique, la rédaction administrative et les techniques de secrétariat ;- esprit d'initiative, autonomie, qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;- organisation et méthode.