Assistant de Direction - Coordination Administrative 80% H/F - Centre Hospitalier Dep. la Candelie

le Centre Hospitalier La Candélie est un établissement public de santé spécialisé en psychiatrie adulte et infanto-juvénile. Il assure des missions de soins, de prévention et de réinsertion sociale pour les patients souffrant de troubles psychiques, en lien étroit avec le réseau de santé et les partenaires médico-sociaux. Établissement de référence en psychiatrie sur le département du Lot-et-Garonne, La Candélie place l'humain, la qualité des soins et la pluridisciplinarité au coeur de son action.
La Direction des Ressources Matérielles recherche un(e) Assistant(e) de Direction - Coordination Administrative (H/F) à 80 %.Finalité du poste : Sous l'autorité du Directeur des ressources Matérielles, l'assistant(e) de direction assure un rôle central dans l'organisation, la coordination et le fonctionnement administratif de la direction.Véritable collaborateur(trice) de confiance, il/elle garantit la fluidité des activités de la Direction, facilite le pilotage des dossiers stratégiques et contribue à la qualité des relations avec les partenaires internes et externes.Il/elle participe également à la gestion administrative des Archives Médicales en garantissant le respect des procédures, de la confidentialité et des exigences réglementaires.Vous serez notamment chargé(e) de :Assurer l'assistance quotidienne du Directeur : gestion d'agenda, organisation des réunions, rendez-vous et déplacements, suivi des échéances et des priorités.Assurer la gestion administrative : accueil téléphonique et physique, traitement du courrier, préparation des dossiers, rédaction de courriers, notes, comptes rendus et synthèses.Participer à la coordination des activités et au suivi administratif des projets et décisions.Organiser et assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents.Préparer et mettre en forme les supports de communication et de présentation.Contribuer au suivi de l'activité et à la mise à jour des tableaux de bord.Participer à la gestion administrative des Archives Médicales, dans le respect du secret professionnel, du RGPD et des règles d'archivage hospitalier.Profil recherchéVous disposez idéalement d'une formation de type :BTS Support à l'Action Managériale ;BTS Gestion de la PME ;BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ;ou formation/expérience équivalente en assistanat de direction.Compétences attendues :Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe ;Capacités d'organisation, de synthèse et de gestion des priorités ;Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams ;Sens de la confidentialité et de la communication professionnelle ;Capacité à gérer les situations urgentes et à travailler avec différents interlocuteurs.Type de poste : Assistant(e) de Direction / Coordination administrativeQuotité : 80 %Direction : Direction des Ressources Matérielles - La CandéliePoste nécessitant discrétion, rigueur, organisation et disponibilité en fonction des besoins de la Direction.

Experience: 1 An(s)Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Répondre aux demandes d'information internes et externesQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Activités hospitalièresListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).