Accueil H/F - Colisee France

Rejoignez l'équipe Des Côteaux !Notre but ? Nous mettons les résidents au coeur de nos vies car ils ont l'expérience, la connaissance et sont ainsi une source d'inspiration auprès de laquelle nous continuons d'apprendre.Nous les respectons et les considérons en portant une attention particulière à leur qualité de vie. Et c'est vous qui leur donnez les moyens de se réaliser quotidiennement à vos côtés : s'émerveiller, découvrir, entreprendre.Choisir notre établissement, c'est rejoindre la Communauté Colisée : des lieux de vie qui sont pleinement intégrés dans la société, ouverts sur l'extérieur et en harmonie avec le territoire.
Description du posteVotre quotidien chez nous :En tant que secrétaire d'accueil H/F, vous accueillez, renseignez et orientez les résidents, leurs familles et les visiteurs soit à l'espace d'accueil soit par téléphone. Vous avez pour missions principales :Accueil et gestion commerciale :- Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée- Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents- Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;- Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles ;- Recueillir et partager les informations avec l'équipe pluridisciplinaire permettant d'optimiser l'accompagnement des résidents.- Identifier les interlocuteurs qui se présentent à la résidence ;- Prendre des messages et les restituer aux personnes concernées ;- Actualiser les informations (fichiers, tableaux de suivi.) permettant d'orienter la communication ou le visiteur.Gestion administrative :- Assurer la mise en oeuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l'admission pour faciliter leur intégration (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement.)- Assurer la gestion, le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties.) et le courrier de la résidenceQualificationsVotre profil :Diplômé(e) d'une formation type Bac pro secrétariat, vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques et possédez idéalement une expérience sur un poste similaire.Si vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et que vous avez l'esprit CORE (COhésion, Respect, Engagement), rejoignez-nous !Informations supplémentairesTous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s'engage dans l'inclusion et la non-discrimination pour garantir l'égalité des chances.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Principes de la relation client,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Utilisation d'une machine à affranchir,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer l'accueil téléphonique,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Organiser l'agenda des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions,Surveiller les systèmes de sécurité de l'entrée,Utiliser les outils numériquesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgéesListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.