Assistant en Gestion Administrative H/F - CROUS Toulouse

Environnement et contexte :Sous la responsabilité d'un directeur d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein d'une résidence universitaire. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.
MISSION SPECIFIQUE LIEE A LA REUSSITE PEDAGOGIQUeLa résidence propose un dispositif spécifique d'accompagnement pédagogique pour la réussite des étudiants. Dans ce cadre, des espaces de coworking et tiers lieux sont mis à disposition. - Gestion des plannings des espaces partagés. - Présence en horaires décalés (soir ou matin) en fonction des activités - Accueil des partenaires ayant un lien avec l'activité pédagogique (enseignants, tuteurs, organismes divers).MISSIONS PRINCIPALESSecrétariat et gestion administrative:Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et partenaires extérieurs).Assure la gestion locative des logements et le suivi du planning de remplissage de la résidence, en lien avec le service du logement.Gère les réservations des logements étudiants ainsi que la remise et la restitution des clés.Veille au respect du règlement intérieur.Réalise les états des lieux d'entrée et de sortie.Gère les hébergements temporaires, courts séjours et hébergements de groupes.Réceptionne les dossiers sur eBay et contrôle les pièces avant admission.Effectue les contrôles à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (identité, qualité d'étudiant, durée du séjour, tarif appliqué, complétude du dossier...).Prépare les documents administratifs destinés aux résidents (attestations de résidence, quittances...) et aux organismes partenaires (Visale, CAF...).Assure le suivi des aides au logement en lien avec la CAF.Prépare et envoie les factures aux universités et organismes partenaires, puis en assure le suivi.Encaisse les redevances et autres prestations.Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement à destination du contrôle de gestion et du service comptable.Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.Établit les devis et assure le suivi des commandes jusqu'à leur validation.Assure la liquidation et le mandatement des factures.Signale au responsable de l'unité de gestion tout incident concernant un résident (violence, sous-location, refus de paiement...).Réalise les bons de commande et le service fait sur Orion et Epona.Élabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux...).Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion.Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations.Participe à la sécurité des personnes et des biens.Coordination de la vie en résidence:Veille au bien-être et facilite la vie des résidents.Gère les situations d'urgence.Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d'unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormalIntégré à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.

Connaissances:Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locauxConnaissance du fonctionnement et des missions des CrousConnaissance souhaitée d'une deuxième langue (anglais souhaitable).Connaissance des techniques d'accueil.Connaissance des problèmes du milieu étudiant.Connaissances des techniques de communicationConnaissance des règles d'hygiène et de sécuritéMaîtrise des outils informatiquesCompétences opérationnelles:Gestion de l'accueil des publics, des groupes etc...Connaissances en bureautique (Word, Excel, Outlook...)Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiserSavoir gérer les aléasCapacité à rendre compteAptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchieMaîtrise de l'expression écrite et oraleCompétences comportementalesSens des responsabilités, du service publicRéactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomieAdaptabilité, rigueur et réactivitéPosséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipeQualités relationnellesPrévenir et gérer les conflits ou situations sensiblesMaitrise de soiCapacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévuSens du relationnel, sens du dialogue et de la négociation (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)Qualités d'analyse et de prise d'initiativeSens du travail en équipe