Assistant·e en Gestion Administrative - Responsable Opérationnel·le de Scolarité - 316 H/F - Université de Toulouse

La Faculté de santé est une composante de l'Université de Toulouse. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutiques et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l'organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d'odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d'enseignement et de 5 divisions transverses. L'organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Étudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 665 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 10 millions d'euros. Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément de la scolarité de la formation en Sciences Infirmières. L'équipe est composée de 7 gestionnaires de scolarité. Les postes sont situés au 133, route de Narbonne à Toulouse.

Contexte :
Le poste s'inscrit dans le réseau universitaire de scolarité regroupant 14 IFSI partenaires soit 4033 étudiants.

Finalité du poste :
Coordonner les opérations de scolarité universitaire : admissions, examens, résultats, jurys, compensation et diplomation.

Responsabilités :
- Coordination du service de scolarité
- Fiabilité des processus administratifs
- Interface réseau université-IFSI

Missions principales :
- Coordination des actes de scolarité universitaire
- Organisation des examens et jurys
- Suivi des inscriptions et résultats
- Encadrement fonctionnel de proximité
- Harmonisation des pratiques du réseau

Activités principales :
- Organiser les commissions d'admission
- Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques
- Planifier les examens universitaires
- Préparer les jurys semestriels et de diplôme
- Gérer le parcours adapté
- Contrôler les résultats, ECTS, compensations, AJAC...
- Suivre l'application des décisions de jury
- Vérifier la conformité des dossiers de diplomation
- Coordonner les échanges avec les 14 IFSI
- Harmoniser les procédures de scolarité :
- Encadrer fonctionnellement les agents de catégorie B et C

Connaissances:

- Bonne connaissance des procédures d'examens, jurys et ECTS
- Expérience en coordination administrative ou gestion de planning complexe appréciée
- Capacité à encadrer fonctionnellement une petite équipe
- Sens de l'organisation et de la rigueur dans un environnement multi-acteurs (université / IFSI)

Savoir-faire technique:

- Organisation des formations universitaires en santé
- Réglementation examens / jurys / ECTS
- Compensation et progression
- Fonctionnement des commissions universitaires
- Outils de scolarité
- Coordonner des processus administratifs
- Contrôler des données de scolarité
- Superviser examens et jurys
- Encadrer une équipe
- Gérer des calendriers complexes
- Produire des états de suivi

Savoirs comportementaux:

- Leadership de proximité
- Organisation
- Réactivité
- Diplomatie
- Sens des responsabilités
- Travail en équipe

Diplôme requis: Bac +2 (BTS)

Durée Expérience souhaitée: Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme: Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative ou administration publique - Expérience souhaitée en scolarité universitaire ou organisation de formation