Agent de Gestion Administrative H/F - PURPAN Alumni

PURPAN Alumni est l'Association des diplômés de l'École d'Ingénieurs de PURPAN. Notre mission : faire vivre et grandir un réseau de plus de 8 000 diplômés et étudiants grâce à des événements, des services, des projets et des opportunités de rencontres qui renforcent les liens entre les générations de Purpanais.

Pour accompagner le développement de l'Association, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / administratif(ve). Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous rejoindrez une équipe de trois personnes.

Votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement de l'Association. Au coeur de la vie du réseau, vous serez en lien quotidien avec les diplômés, les étudiants, les bénévoles, les partenaires et les membres de l'équipe.
Nous recherchons une personne qui aime le contact humain autant que l'organisation, et qui a envie de s'investir dans un poste polyvalent.
Vous assurerez le suivi administratif et financier de nos activités, la gestion de notre base de données Alumni et l'accompagnement de nos adhérents dans l'utilisation de nos services.
Vous contribuerez également à la préparation et au suivi des événements qui rythment la vie du réseau.
Par votre rigueur, votre sens de l'organisation et la qualité de vos échanges avec les adhérents, vous participerez directement à la qualité de service proposée aux Alumni et au développement de l'Association.

Vos missions
Gestion administrative et comptable
-Assurer le suivi des adhésions et des cotisations : enregistrement, contrôle, relances et suivi des paiements.
-Réaliser la saisie des factures fournisseurs et préparer les règlements.
-Participer au suivi administratif et financier des recettes.
-Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs et au respect des procédures internes.
-Assurer le suivi administratif courant de l'Association.

Gestion de la base de données et relation adhérents
-Assurer la mise à jour, le suivi et la fiabilisation de la base de données des Alumni.
-Gérer les retours d'informations et le traitement des NPAI.
-Accompagner les membres dans l'utilisation de leur compte et des services proposés.
-Répondre aux demandes courantes et contribuer à la qualité de la relation avec les membres.
-Participer à l'amélioration continue de nos outils et de la qualité des données.

Appui à l'organisation des événements
-Assurer le suivi administratif et logistique des événements de l'Association.
-Gérer les inscriptions, les réservations et le suivi des paiements.
-Participer à l'organisation des grands rendez-vous du réseau : Assemblée Générale, Garden Party, Purpanaise, rencontres Alumni, anniversaires de promotion...

Contribution au développement de l'Association
-Participer aux actions de fidélisation des adhérents et au suivi des cotisations.
-Contribuer au développement des partenariats.
-Être force de proposition pour améliorer les outils et les processus.

Pourquoi rejoindre PURPAN Alumni ?
-Un poste varié qui combine gestion administrative, comptabilité, relation adhérents et participation à la vie du réseau.
-Une vision globale du fonctionnement d'une Association dynamique.
-Une réelle autonomie dans l'organisation de vos missions.
-Une équipe à taille humaine où chacun contribue concrètement aux projets et aux résultats de l'Association.


Compétences et qualités requises
-Bonne maîtrise des outils bureautiques.
-Sens de l'organisation et rigueur.
-Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
-Bon relationnel et sens du service.
-Autonomie et esprit d'initiative.

Formation : Bac +2 à Bac +3 en gestion, administration, comptabilité ou domaine équivalent (BTS Gestion de la PME, BUT GEA, Licence Gestion...).

Type d'emploi : CDI 36h45 - Poste basé à l'École d'Ingénieurs de PURPAN à Toulouse
Rémunération : 25K€ à 26K€ brut annuel selon profil et expérience
Prise de poste : 01/10/2026

Pour candidater : CV & LM à Olivia COLOMIERS.
Process de recrutement :
-Entretien avec l'équipe opérationnelle
-Entretien avec un administrateur de l'Association