Assistant de Direction H/F - Societe de Livraison des Ouvrages Olympiques Alpes 2030

Rattaché(e) à la Directrice générale adjointe et au Directeur de la Stratégie, de l'Innovation et de l'Expertise, vous apportez un appui organisationnel, administratif et logistique essentiel au bon fonctionnement du service. Vous évoluez au sein d'une équipe d'assistant(e)s de direction, dans une logique de collaboration, de partage d'informations et de continuité de service, afin de garantir un accompagnement efficace de l'ensemble des activités de la Direction.

À ce titre, vous assurez notamment les missions suivantes :

1. Gestion d'agenda complexe

- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'urgence et d'importance), filtrer, rediriger et transmettre
- Planification, organisation et optimisation quotidienne de l'agenda des directeurs,
- Coordination de réunions impliquant des interlocuteurs de haut niveau internes et externes (membres du Comité de Direction, partenaires stratégiques, représentants des collectivités, instances institutionnelles, etc.)
- Gestion des arbitrages et des conflits d'agenda, anticipation des contraintes de planning, priorisation des demandes et ajustements en temps réel
- Suivi des échéances, relances et rappels
- Mise à jour et suivi des contacts
- Préparation des déplacements en lien avec le prestataire dédié (réservations, itinéraires, gestion des frais professionnels),

2. Organisation de réunions complexes

- Organisation logistique et administrative de réunions à fort enjeu (réunions stratégiques, comités de pilotage, comité innovation, ...).
- Réservation des salles, des moyens de visioconférence et coordination des prestations logistiques
- Préparation et diffusion des ordres du jour, dossiers de séance et supports de réunion.
- Suivi des actions post-réunion avec les parties prenantes concernées
- Contribution à l'organisation de séminaires, événements internes ou projets transversaux

3. Support administratif

- Préparation, mise en forme et diffusion des courriers, notes, présentations, tableaux, graphiques et autres supports
- Suivi des courriers signalés, des circuits de validation et de signature
- Gestion des parapheurs électroniques
- Reprographie, classement et archivage des dossiers
- Gestion documentaire digitalisé
- Consolidation des indicateurs d'activité et tenue des tableaux de bord de la Direction.
- Mise à jour et tenue des bases de données opérationnelles.
- Interface avec les équipes internes, les partenaires externes et les services support avec un haut niveau de discrétion, de diplomatie et de confidentialité.

Formations/Diplômes : Bac +2 minimum, en assistanat de direction ou équivalent.

Les compétences attendues sont :

- Excellente maîtrise de l'organisation et de la gestion d'agendas complexes.
- Excellentes capacités de planification, d'organisation et de coordination.
- Capacité à coordonner simultanément plusieurs dossiers et à gérer les priorités dans un environnement exigeant et en constante évolution.
- Très bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et collaboratifs.
- Sens de l'anticipation, réactivité, rigueur et autonomie.
- Discrétion, diplomatie et excellent sens de la confidentialité.
- Qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'expression écrite et orale.
- Aisance relationnelle permettant d'interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
- Goût du travail en équipe et fort esprit collaboratif
- Capacité d'adaptation et sens du service.

Le 24 juillet 2024, le Comité International Olympique a retenu la candidature « Les Alpes Françaises » pour l'organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques d'hiver 2030 qui se dérouleront du 1er au 17 février 2030 puis du 1er au 10 mars 2030.

Créée par décret, la Solideo Alpes 2030 est un établissement public en charge de piloter la réalisation des infrastructures nécessaires aux Jeux Olympiques et Paralympiques (JOP) d'hiver 2030 dans les Alpes françaises. Elle a pour mission de coordonner les grands projets d'aménagement, de garantir le respect des délais et de veiller à l'héritage durable des Jeux sur les territoires.