Chargé Accueil et Administration H/F - Domusvi

Implantée proche du Centre Hospitalier de Pau (64), dans un quartier résidentiel, la maison de retraite médicalisée La Belle Anglaise accueille 65 résidents dans un environnement privilégié, à proximité des commerces et des transports en commun.

Cet établissement, compte 45 collaborateurs (dont 24 soignants) et fait partie du réseau Domusvi, groupe majeur du secteur de l'accueil et des services pour les personnes âgées.
En qualité de Chargé(e) d'accueil et d'administration, vous êtes le premier point de contact de la résidence. Votre sens du relationnel et du service vous permet d'assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès de l'ensemble des interlocuteurs.

Vous soutenez l'action du/de la Directeur(trice) en prenant en charge le suivi administratif et commercial, en participant à la transmission des éléments comptables et en contribuant à la gestion de la facturation.

Date de prise de poste: 18/09/2026.

Horaires :

1 jour par semaine 8h/16h avec 1 heure de pause

1 jour par semaine 11h30-19h30 avec 1 heure de pause

Le reste en 9h-17h

Les week-end : 9h-18h avec 1 heure de pause

À ce titre, vous participez activement à l'accueil des résidents, de leurs familles et des visiteurs, ainsi qu'au traitement des appels téléphoniques. Vous veillez à la bonne circulation de l'information et réalisez divers travaux de secrétariat indispensables au bon fonctionnement de la résidence.

Accueil et secrétariat

o Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.

o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menus, météo, informations pratiques).

o Réceptionner, trier et distribuer le courrier de la résidence.

o Veiller au stock de papeterie et de fournitures de bureau.

o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance courante du matériel informatique, en lien avec les interlocuteurs techniques si nécessaire.

o Gérer le stock des supports de communication du groupe et faire valider les commandes.

Gestion administrative et commerciale

o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.

o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champ de compétences ou à la demande des chefs de service.

o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations prospects.

o Participer à la gestion et au traitement des demandes et orientations des prospects.

o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation et documents d'information.

o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.

Particularités du poste

o À la demande de la direction, participer activement aux commissions, sessions de formation et d'information proposées au sein de l'établissement, et appliquer les recommandations et directives DOMUSVI.

o Participer aux projets du groupe.

Outils - protocoles mis à disposition

o SAP

o Portail

o Logiciel de facturation client

o Procédures internes groupe et internes résidence

o Net Soins

o YOOZ

o Outils informatiques

Vos qualités relationnelles et d'organisation serviront votre réussite professionnelle.

DomusVi a mis les Ressources Humaines au coeur de son projet d'entreprise et accompagne tous ses salariés, quels que soient leur âge, formation ou secteur d'activité initiaux pour leur permettre de faire évoluer leurs compétences.

Formation et expérience : Bac requis, un an expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un des domaines confiés - Maîtrise de l'informatique

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