Secretaire du Procureur General H/F - Service Public

Descriptif du posteAGENT DE CATEGORIE B TITULAIRE/ Corps des secrétaires administratifsGROUPE IFSE 21 poste susceptible d'être vacant au 1er mars 2027 Le/La secrétaire administratif(ve) assure le secrétariat du Procureur général (PG) dans la gestion de son secrétariat et de ses dossiers. Vos activités principales:-Gestion de l'agenda et des déplacements du PG (réunions, rendez-vous, billets d'avion, navettes aéroports, états de frais de déplacements...),-Filtrage et suivi des communications téléphoniques, courriers et courriels -Enregistrement, suivi et classement dans l'applicatif Esabora AS selon le plan de classement dédié (circulaires, dépêches, courriers divers),-Gestion et classement des décisions administratives du PG (saisie, mise en forme, enregistrement...)-Transmission des communications des partenaires extérieurs (perte de carte professionnelle, décisions concernant les experts, courrier du barreau de Nouméa sur les inscriptions, radiations, délibérations...) aux interlocuteurs internes concernés,-Traitement des courriers adressés aux chefs de cour et retransmission au service administratif régional (SAR), en parallèle avec le secrétariat du premier président.
suite descriptif du posteParquet général:-Préparation et transmission mensuelle des astreintes des magistrats du parquet,-Gestion et suivi des dossiers signalées (via ESABORA AS, en lien avec les magistrats du parquet et le PG), des requêtes des justiciables),-Entraide internationalepénale : en lien avec le magistrat en charge des commissions rogatoires internationales et dénonciations officielles (transmission des rapports et des commissions rogatoires internationales au Ministère), des mandats d'arrêt européen et extraditions, correspondant BEPI, EUROJUST et RJE (réseau judiciaire européen) ;-Entraide internationale civile : en lien avec le magistrat désigné,-Suivi et gestion des professions réglementées (notaires, huissiers, gendarmes-huissiers de Wallis, mandataires judiciaires, commissaires aux comptes, commissaires-priseurs,...) : enregistrement dans l'applicatif ESABORA AS des nominations, habilitations et assermentations diverses (demande de B2 et enquête de moralité), suivi des décisions de remplacement (huissiers et notaires), des divers actes intervenants, des plaintes et réclamations à l'encontre d'un huissier ou notaire,-Suivi et gestion des habilitations, notation et discipline des officiers de police judiciaire: enregistrement, transmission au procureur de la République, puis au magistrat du parquet général pour notation, impression via l'applicatif ESABORA OPJ et mise à la signature, enregistrement sur l'applicatif métier, classement et transmission des copies au SOE (section de l'organisation et de l'emploi) et au procureur de la République, classement pour archivage, gestion des contestations,-Gestion des demandes d'apostilles.-Gestion de la boîte mail structurelleRessources humaines magistrats:-Gestion des demandes de congés, des versements sur les comptes épargne temps...,-Suivi des évaluations professionnelles,-Réception et envoi des dossiers administratifs (départs/arrivées),-Transmission des tableaux d'astreinte mensuelle au SAR,-Transmission des propositions de postes aux magistrats du parquet.Classement et archivage:-Classer les documents dématérialisés selon le plan de classement dédié (applicatif ESABORA AS et OPJ) ; archiver les documents et les dossiers dans le respect des instructions relatives aux archives.-A titre ponctuel: effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique dans le but de garantir la continuité du service publicMoyens mis à votre disposition:Ordinateur portable, doubles écrans, bureau individuelVotre hiérarchie:La direction du greffeVos interlocuteurs métiers :Les magistrats, les agents du greffe, les usagers et les partenaires institutionnels

Connaissances :-Connaissance de l'institution judiciaire et de ses partenaires-Connaissance de la procédure pénale, civile, du COJ-Maîtrise des logiciels Esabora OPJ, Esabora AS, Pilot, des outils bureautiques (Open Office, Word, WordPerfect, Excel, Outlook, NPP...)-Statut général de la fonction publiqueSavoir-être :-Avoir le sens de l'organisation-Avoir les sens des relations humaines-Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle-Faire preuve de rigueur et de vigilance-Faire preuve de polyvalence-Capacité d'analyse et de synthèse-Capacité à travailler dans l'urgence-Savoir prendre des initiatives-Être réactif et à l'écoute-Savoir anticiper-Être disponibleSavoir-faire :-Alimenter et analyser des tableaux de bord et de statistiques-Maîtriser les nouvelles technologies-Travailler en équipe-Appliquer les textes législatifs et réglementaires-Maîtriser les techniques de classement et d'archivage-Maîtriser les règles particulières à l'emploi