Assistant·e de Direction H/F - Université de Rouen - Normandie

L'IUT de Rouen comprend neuf départements d'enseignement. L'IUT est un institut interne à l'Université de Rouen-Normandie qui accueille environ 1900 étudiants sur trois sites géographiques distincts (Mont-Saint-Aignan, Pasteur, Elbeuf sur Seine). L'IUT compte 500 personnels enseignants, 52 personnels BIATSS titulaires et contractuels.

Poste stratégique à la direction de l'IUT de Rouen, l'assistante de direction est la plus proche collaboratrice de la directrice de l'IUT et sa personne de confiance. Polyvalente, elle prend en charge des missions très variées.

Véritable appui de la direction de l'IUT de Rouen, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la composante. En lien étroit avec la directrice, la direction administrative et l'équipe de direction, vous coordonnez les activités quotidiennes, facilitez la circulation de l'information et accompagnez le suivi des dossiers stratégiques.

À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :

Assurer le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, accueil des interlocuteurs, suivi des courriers et des dossiers administratifs ;
Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions de direction et des conseils d'institut : convocations, préparation des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus ;
Coordonner le calendrier annuel des instances et des principales échéances de l'IUT ;
Assurer le suivi de dossiers spécifiques (conventions, procédures disciplinaires, enquêtes, évaluations de l'institut) en lien avec les services concernés ;
Participer à l'organisation des élections universitaires et contribuer à la vie institutionnelle de l'IUT ;
Gérer les demandes de réservation de salles des partenaires extérieurs et assurer le suivi des commandes nécessaires au fonctionnement de la direction.

Vous êtes capable d'organiser et de gérer simultanément plusieurs dossiers en respectant les échéances ?
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'organisation et de gestion administrative ?
Vous savez préparer, organiser et assurer le suivi de réunions ou d'instances décisionnelles ?
Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger des comptes rendus et des courriers avec rigueur ?
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec les applications numériques ?
Vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés et entretenir des relations de confiance ?
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre capacité à prendre des initiatives ?
Vous faites preuve de discrétion et savez traiter des informations confidentielles avec la plus grande confidentialité ?
Vous êtes réactif(ve), savez gérer les priorités et travailler efficacement dans un environnement dynamique ?