- Responsable du Secrétariat de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Composition et effectifs du service :

Le bureau des affaires générales est composé d'un secrétaire administratif, responsable de service, de deux adjoints administratifs et d'un apprenti

Votre hiérarchie :

Sous l'autorité de l'attachée SAF, responsable des services administratifs et financiers et responsable RH

Vos interlocuteurs métiers

Responsable du BAG de la DISP

Responsable SAF

DRH

Activités propres au BAG

- Création et mise en place d'indicateurs de pilotage selon un rythme mensuel à l'usage de la direction

- Synthèse des retours des différents secteurs pour le rapport d'activité annuel, la mise en forme et la rédaction définitive du rapport

- Rédaction de certains comptes-rendus de réunion à la demande de la direction

- Gestion logistique du PHE (pole hors enceinte/direction)

- mise en oeuvre de nouveaux projets permettant de favoriser la communication externe avec les partenaires Définition de la politique de communication interne et externe, sous l'autorité de la CE, de l'attachée SAF et avec l'appui la chargée de communication

-Organisation des visites d'autorités programmées: circuit type, programme, logistique...etc.

-en tant que responsable du protocole, du suivi et de l'organisation des remises de médailles pénitentiaires et du suivi et de l'organisation d'évènements tels que déplacements d'autorités ou visites de délégations

-Suivi des rapports et recommandations issues d'audits et Inspections?

- Rédaction spécifique de rapports ou synthèses

- Gérer les prestations de serments en lien avec le TJ d'Aix en Provence

Activités relevant du domaine de l'administration générale, secrétariat de direction

- Responsable du secrétariat de direction, Encadrer, animer et contrôler les tâches des agents du secrétariat direction.

Activités transversales relevant du domaine RH

- A la demande du chef d'établissement, assurer la gestion et le suivi de la discipline en lien avec l'adjoint au CE et la juriste

- A la demande du chef d'établissement, assurer l'intérim de la juriste sur les dossiers de protection fonctionnelle

Connaissances :

• Outils informatiques

Savoir être :

• Polyvalent
• Discrétion
• Confidentialité
• Capacité à analyser et organiser
• Être à l'écoute

Savoir-faire :

• Sens de l'organisation et des responsabilités
• Maîtrise de soi
• Qualité rédactionnelle
• Rigueur