Assistant de Direction-Responsable Secrétariat du Préfet H/F - Prefecture de Police de Paris

Le cabinet du préfet de la préfecture de police de Paris recherche son/sa responsable du secrétariat du préfet de police (H/F).

Vos activités principales :
Placé (e) sous l'autorité du Préfet de police, le ou la responsable du secrétariat particulier du Préfet de police est chargé (e) de la gestion et de l'organisation du secrétariat particulier du Préfet de police. Il (elle) encadre une équipe de deux assistantes de direction.
- Il ou elle manage une équipe de deux assistantes
- Il ou elle assure le suivi des affaires réservées du Préfet de police en lien avec le service du cabinet
- Il ou elle est chargé(e) de la gestion et de l'organisation du secrétariat particulier du Préfet
- Il ou elle est amené(e) à travailler en étroite collaboration avec le chef de cabinet et à l'assister dans l'organisation de l'agenda du Préfet de police pour la préparation des réunions, déplacements, cérémonies, etc. . Il ou elle assure le suivi des invitations reçues.
En lien avec les 2 autres assistantes :
- Il ou elle assure un accueil physique et téléphonique de haut niveau en adéquation avec le niveau protocolaire demandé par la fonction de Préfet
- Il ou elle assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et assure le suivi des nominations aux journaux officiels. Il tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, partenaires institutionnels, conseillers techniques
- Il ou elle a la responsabilité de l'actualisation de l'annuaire commun des Préfets, et la mise à jour des contacts. Il ou elle est également responsable de l'organisation et du suivi des voeux du Préfet de police
- Il ou elle assure le suivi des parapheurs à la signature du Préfet de police.

Spécificités du poste :
Connaissance administrative générale / Disponibilité et réactivité / Être à l'écoute / Avoir le sens de l'organisation.
Il ou elle travaille en équipe, en trinôme avec 2 autres assistantes du cabinet pour assurer une présence entre 8H00 et
20H15 selon une organisation du travail qui permet de libérer une demi-journée hebdomadaire.

Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique-bureautique
Connaître l'environnement professionnel

Experience: 1 An(s) - sur même type de poste

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Réaliser une veille documentaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'ordre public et de sécurité

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).