Assistante de Direction - Commune de Pointe à Pitre H/F - Communes

Assurer le secrétariat, la gestion administrative, financière et organisationnelle de la Direction des Systèmes d'Information et du Numérique.
Contribuer au bon fonctionnement de la direction en garantissant le suivi des dossiers administratifs, budgétaires, contractuels et des projets numériques de la collectivité.

- Assistance administrative de la direction :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer le suivi des parapheurs, délibérations, notes et courriers
- Organiser et suivre les agendas, réunions et déplacements
- Préparer les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
- Mettre à jour les tableaux de bord de la direction

- Suivi budgétaire et comptable :
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget de la direction.
- Préparer les bons de commande et les demandes d'achat.
- Assurer le suivi des engagements et des factures
- Contrôler les pièces administratives et comptables avant transmission
- Assurer le suivi des crédits budgétaires et des consommations.

- Gestion des marchés publics et contrats :
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux consultations
- Assurer le suivi administratif des marchés publics et accords-cadres
- Suivre les échéances contractuelles (maintenance, téléphonie, logiciels, licences abonnements, hébergement, etc.)
- Assurer la gestion et l'archivage des contrats
- Participer à la rédaction des rapports et notes de présentation
- Suivi administratif des licences logicielles et abonnements

- Gestion documentaire et archivage :
- Organiser et administrer l'archivage physique et numérique de la direction
- Assurer le classement des dossiers administratifs, techniques et financiers
- Garantir la conservation et la traçabilité des documents.

- Appui au pilotage de la direction :
- Assurer le suivi administratif des projets numériques ;
- Produire des indicateurs d'activité
- Participer à la préparation des dossiers destinés à la Direction Générale, aux élus et aux partenaires.
- Contribuer à la coordination des actions de la direction.

- Missions complémentaires :
- Participation au suivi du parc informatique et téléphonique.
- Gestion des stocks de consommables et matériels
- Participation à l'organisation des événements numériques et des actions de formation
- Contribution à l'amélioration continue des procédures internes de la direction

- Savoir-faire :
- Excellentes capacités rédactionnelles et administratives
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance des règles budgétaires et comptables des collectivités
- Connaissance des procédures de commande publique
- Capacité à élaborer des tableaux de bord et outils de suivi.
- Utilisation des logiciels métiers de gestion et de suivi (GLPI, outils collaboratifs, logiciels financiers).

- Connaissances :
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Organisation administrative et financière
- Marchés publics
- Archivage et gestion documentaire
- Notions générales relatives aux systèmes d'information et au numérique

- Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur et méthode
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Réactivité et capacité d'anticipation
- Polyvalence
- Autonomie
- Sens du service public
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Aptitude à travailler dans un environnement en constante évolution

- Conditions d'exercice :
- Poste à temps complet (35 heures hebdomadaires).
- Résidence administrative : Hôtel de Ville de Pointe-à-Pitre
- Déplacements occasionnels sur les différents sites de la collectivité
- Disponibilité ponctuelle en fonction des contraintes de service
- Utilisation quotidienne des outils numériques de gestion et de collaboration