Gestionnaire Administratif Service Proximite H/F - HLM
- Ivry-sur-Seine - 94
- CDI
- HLM
Les missions du poste
COOP IVRY HABITAT
Accueil téléphonique, gestionnaires d'immeuble et des entreprises :
Gestion des appels téléphoniques : Rechercher des éléments de réponse et les transmettre, le cas échéant, auprès des chargés de proximité
Suivi des indicateurs de gestion du service :
Centraliser les informations relatives aux indicateurs de suivi,
Établir et suivre les tableaux de bord correspondants (réclamations, courriers, etc.),
Suivre périodiquement ces indicateurs et alerter en cas de dysfonctionnement,
Proposer des améliorations possibles des processus et procédures.
Relation partenariale :
Prendre en charge la relation avec les prestataires sous contrat forfaitaire (édition des BC, contrôle et validation des factures)
Assurer le suivi des actions programmées avec ces prestataires.
Communication et relation avec les locataires et partenaires extérieurs :
Participer à la fluidité de la communication auprès des locataires, en appui aux différents secteurs (affichages, courriers, etc.).
Secrétariat courant et gestion des plannings :
Réaliser les tâches courantes de secrétariat (gestion des tableaux de bord, rédaction de courriers, archivage, etc.).
Mettre à jour le planning des gestionnaires d'immeuble et assurer l'organisation des remplacements (vacances, congés, maladie) en collaboration avec le responsable de service, les chargés de proximité et le service ressources humaines
Participation à des projets transversaux :
- Participer aux réunions transversales relatives à son périmètre d'activités,
- Contribuer à l'élaboration et à l'analyse des marchés du service,
- Soutenir ponctuellement l'équipe dans l'utilisation des outils informatiques.
Accueil téléphonique, gestionnaires d'immeuble et des entreprises :
Gestion des appels téléphoniques : Rechercher des éléments de réponse et les transmettre, le cas échéant, auprès des chargés de proximité
Suivi des indicateurs de gestion du service :
Centraliser les informations relatives aux indicateurs de suivi,
Établir et suivre les tableaux de bord correspondants (réclamations, courriers, etc.),
Suivre périodiquement ces indicateurs et alerter en cas de dysfonctionnement,
Proposer des améliorations possibles des processus et procédures.
Relation partenariale :
Prendre en charge la relation avec les prestataires sous contrat forfaitaire (édition des BC, contrôle et validation des factures)
Assurer le suivi des actions programmées avec ces prestataires.
Communication et relation avec les locataires et partenaires extérieurs :
Participer à la fluidité de la communication auprès des locataires, en appui aux différents secteurs (affichages, courriers, etc.).
Secrétariat courant et gestion des plannings :
Réaliser les tâches courantes de secrétariat (gestion des tableaux de bord, rédaction de courriers, archivage, etc.).
Mettre à jour le planning des gestionnaires d'immeuble et assurer l'organisation des remplacements (vacances, congés, maladie) en collaboration avec le responsable de service, les chargés de proximité et le service ressources humaines
Participation à des projets transversaux :
- Participer aux réunions transversales relatives à son périmètre d'activités,
- Contribuer à l'élaboration et à l'analyse des marchés du service,
- Soutenir ponctuellement l'équipe dans l'utilisation des outils informatiques.
Le profil recherché
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac ou Bac +2.
Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'équipe et d'initiative
Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, réactivité
Qualités relationnelles
Bonne syntaxe
Maîtrise de l'outil informatique (Word & Excel et power point)
Maîtrise du logiciel PIH (IMMOWARE)
Expérience de deux ans minimum au sein d'un bailleur social et/ou sur un poste similaire
Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'équipe et d'initiative
Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, réactivité
Qualités relationnelles
Bonne syntaxe
Maîtrise de l'outil informatique (Word & Excel et power point)
Maîtrise du logiciel PIH (IMMOWARE)
Expérience de deux ans minimum au sein d'un bailleur social et/ou sur un poste similaire