Assistant - Secretaire Achats H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

- le bureau de la stratégie et de l'ingénierie des achats (SAAM B1, 16 agents) prend en charge les procédures de marchés publics d'un montant supérieur à 60 000 euros HT pour le compte du ministère- le bureau de l'expertise juridique et de la professionnalisation du réseau des acheteurs (SAAM B2, 6 agents) Il apporte son expertise juridique aux services centraux académiques et aux établissements publics rattachés, il assure la professionnalisation des acheteurs, des prescripteurs, et référents achat. Il pilote les axes de performance définis par la DAE - le bureau de la performance et du contrôle de gestion des achats (SAAM B3, 8 agents) qui assure le contrôle de gestion et suit l'exécution des marchés ministériels et interministériels sous l'angle de la performance ; coordonne et assure le suivi de la programmation avec les services prescripteurs ; participe aux groupes de travail interministériels concernant différents segments d'achats.

L'assistant(e) achats est chargé(e) de l'organisation quotidienne du travail de l'équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment les fonctions suivantes :

. assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information des autres directions et services et des partenaires extérieurs ;

. assurer le lien avec les autres secrétariats de l'administration centrale ;

. réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l'application ELISE ;

. gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues selon les compétences métier attendues, transmission des réponses) ;

. gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;

. préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l'équipe, relancer les contributeurs pour la remise des éléments nécessaires ; élaborer des comptes-rendus.

. saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion

. mettre en oeuvre la communication interne et participer à l'organisation des séminaires ;

. prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ; . gérer les fournitures, les commandes de papier, de changement de toner d'impression, les abonnements aux revues et publications ;

. assurer la gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via CHORUS DT pour les déplacements, de l'installation des nouveaux collègues (matériels informatiques, mobilier, plaque de porte) ;

. organiser l'archivage papier et numérique pour l'ensemble de l'équipe et dans le respect des règles en vigueur ;

. assurer l'archivage et l'actualisation sur le réseau « M » de la sous-direction ;

Fonction achats :

. tenir à jour des listes de diffusion achat

. publier les marchés et les informations « achat » sur PLEIADE

. vérifier les informations transmises par les acheteurs puis réaliser la publication des informations « achats » dans la BAse des Marchés » (BAM)

. orienter et dispatcher les demandes de la boite fonctionnelle de la sous-direction aux bons interlocuteurs « métiers /achat »

. vérifier les formulaires DC4

. réaliser des extractions sur APPACH selon les différents besoins des agents de la sous-direction (et sur le futur outil interministériel OAA)

. élaborer des tableaux de suivi de l'activité selon les indications des demandeurs (acheteurs) internes

. participer au comités de sous-direction et en tient à jour les relevés de décision et le tableau des tâches à réaliser

>Savoirs :

- connaissance de l'administration centrale - niveau pratique - à acquérir

- connaissance du système éducatif de la jeunesse, de l'enseignement supérieur, de la recherche et des sports - niveau pratique - à acquérir

- maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert - requis

- Maîtrise des fondamentaux de l'achat public : niveau confirmé - formation et accompagnement en interne.

- techniques de secrétariat : niveau expert - requis

- maîtrise des logiciels spécifiques (ELISE, REPONSES, CHORUS DT, SYMPHONIE, publications intranet PLEIADE etc.) : niveau pratique - souhaité

- maîtrise des applications propres à l'achat public : APPACH, PLACE, BAM niveau pratique - à acquérir

>Savoir-faire :

- autonomie, sens des priorités, rigueur, capacité d'organisation et de planification, rigueur : niveau confirmé - requis

- sens relationnel, travail en équipe et en réseau, aptitude au reporting : niveau confirmé - requis

Bonne qualité d'expression orale et écrite : niveau confirmé - requis

>Savoir-être :

-Loyal(e), discret(ète)

-Diplomate

-Bon relationnel