Assistant·e Adminitratif·ve Polyvalent·e à Seynod 74600 H/F - Randstad
- Annecy - 74
- CDI
- Randstad
Les missions du poste
Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !
Nous recherchons pour le compte de notre client spécialisé dans la maintenance préventive et corrective d'un parc d'ascenseurs (Maintenance, dépannage, déblocage usagers), un Assistant.e adminitratif.ve polyvalent.e (F/H). Poste basé à Seynod (74600)
LES ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil téléphonique
- Répondre et orienter les appels
- Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi
- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
Gestion administrative du service après-vente
- Enregistrer les demandes d'intervention
- Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge
et retour de pannes
- Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence
- Établir les devis de réparation
- Enregistrer les commandes clients
- Rédiger les commandes d'achat
- Commander le matériel
- Réceptionner les livraisons de marchandises
- Facturer les bons d'intervention des techniciens
- Éditer les rapports annuels d'intervention
- Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous
- Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance...)
Gestion administrative des contrats de maintenance
- Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux
clients
- Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société
- Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc
- Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage
Gestion administrative des travaux
- Faire la déclaration de sous-traitance des travaux
- Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)
Gestion administrative des véhicules des techniciens
- Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien
Nous recherchons pour le compte de notre client spécialisé dans la maintenance préventive et corrective d'un parc d'ascenseurs (Maintenance, dépannage, déblocage usagers), un Assistant.e adminitratif.ve polyvalent.e (F/H). Poste basé à Seynod (74600)
LES ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil téléphonique
- Répondre et orienter les appels
- Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi
- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
Gestion administrative du service après-vente
- Enregistrer les demandes d'intervention
- Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge
et retour de pannes
- Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence
- Établir les devis de réparation
- Enregistrer les commandes clients
- Rédiger les commandes d'achat
- Commander le matériel
- Réceptionner les livraisons de marchandises
- Facturer les bons d'intervention des techniciens
- Éditer les rapports annuels d'intervention
- Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous
- Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance...)
Gestion administrative des contrats de maintenance
- Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux
clients
- Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société
- Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc
- Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage
Gestion administrative des travaux
- Faire la déclaration de sous-traitance des travaux
- Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)
Gestion administrative des véhicules des techniciens
- Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien
Le profil recherché
Les compétences clés :
- Connaissance de l'environnement de l'ascenseur et des métiers connexes
- Connaissance de l'organisation de l'entreprise et des process
- Connaissance des procédures et normes de sécurité
- Application des consignes conformément aux règlementations
- Connaissance des outils informatiques (Progilift, ASANA, Pack Office..)
Organisation et réalisation du travail
- Faire preuve d'implication, d'engagement et de proactivité
- Être autonome
- Capacité à s'adapter aux clients, aux équipes, aux prestataires extérieurs
- Capacité d'organisation et de planification de son temps
- Être rigoureux
- Savoir gérer les priorités
Travail en équipe
- Savoir communiquer / effectuer un retour sur information (Savoir échanger)
- Savoir transmettre un message
- Goût du travail en équipe
- Disponibilité vis à vis de l'équipe
- Connaissance de l'environnement de l'ascenseur et des métiers connexes
- Connaissance de l'organisation de l'entreprise et des process
- Connaissance des procédures et normes de sécurité
- Application des consignes conformément aux règlementations
- Connaissance des outils informatiques (Progilift, ASANA, Pack Office..)
Organisation et réalisation du travail
- Faire preuve d'implication, d'engagement et de proactivité
- Être autonome
- Capacité à s'adapter aux clients, aux équipes, aux prestataires extérieurs
- Capacité d'organisation et de planification de son temps
- Être rigoureux
- Savoir gérer les priorités
Travail en équipe
- Savoir communiquer / effectuer un retour sur information (Savoir échanger)
- Savoir transmettre un message
- Goût du travail en équipe
- Disponibilité vis à vis de l'équipe