Agent·e d'Accueil H/F - Service Public

L'UFR Humanités accueille plus de 6 000 étudiants dans les domaines des arts,
de l'histoire de l'art et de l'archéologie, des lettres et de la philosophie.
Elle assure l'organisation des formations de licence et de master et accompagne
les étudiants tout au long de leur parcours universitaire.
Son organisation repose à la fois sur un accueil centralisé au sein du bâtiment
administratif de l'UFR et sur un accueil de proximité au sein de la Maison des Arts.
La Maison des Arts est un bâtiment de l'UFR Humanités dédié aux enseignements
artistiques, à la pratique, à la création et à la diffusion culturelle.
Elle accueille des cours, ateliers, répétitions, expositions, spectacles et projets
pédagogiques portés par les formations artistiques ainsi que par différents
partenaires de l'université.

Positionnement du poste
Le poste est rattaché au service d'accueil de l'UFR Humanités, placé sous la
responsabilité de l'Administratrice de la Maison des Arts.
Cette organisation vise à assurer un pilotage unifié de l'accueil, à renforcer la
qualité du service rendu aux usagers et à garantir une présence de proximité
tant au sein du bâtiment administratif de l'UFR qu'à la Maison des Arts.

Mission principale
Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers de l'UFR Humanités, tant au sein du bureau d'accueil central que de la Maison des Arts, et contribuer au bon fonctionnement des activités pédagogiques, artistiques et culturelles accueillies sur deux sites.

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants, enseignants, personnels et visiteurs.
- Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches.
- Assurer le relais des informations entre les différents services de l'UFR et les usagers.
- Participer à la qualité de l'accueil et de l'accompagnement des publics.

Accueil de proximité à la Maison des Arts
- Assurer une présence d'accueil au sein de la Maison des Arts.
- Accompagner les étudiants, enseignants et intervenants dans l'utilisation des espaces et équipements.
- Participer à la coordination quotidienne des activités pédagogiques, artistiques et culturelles accueillies sur le site.
- Contribuer à la circulation de l'information entre les différents utilisateurs du bâtiment.

Gestion et suivi des espaces
- Participer au suivi des occupations et des réservations des espaces de la Maison des Arts.
- Assurer le traitement des demandes courantes des usagers.
- Veiller au bon fonctionnement quotidien des espaces et signaler les dysfonctionnements constatés.
- Contribuer à la mise à jour des informations relatives aux activités du site.

Vie du service
- Participer à la continuité du service d'accueil de l'UFR Humanités.
- Contribuer à la circulation de l'information entre les différents acteurs de l'UFR.
- Participer à la mise en oeuvre des procédures d'accueil, de sécurité et de prévention.
- Contribuer au bon fonctionnement d'un établissement recevant du public.

Compétences attendues

Connaissances
- Connaissance des techniques d'accueil et de gestion administrative.
- Maîtrise des outils bureautiques courants.
- Sensibilisation aux règles d'hygiène, de sécurité et d'accueil du public.
- Une connaissance du fonctionnement du service public et de l'enseignement supérieur constitue un atout.

Compétences opérationnelles
- Accueillir, renseigner et orienter différents publics.
- Organiser son activité et gérer les priorités.
- Travailler en équipe et partager l'information.
- Faire preuve de réactivité face aux demandes des usagers.
- Utiliser les outils numériques nécessaires à l'activité.

Qualités requises
- Sens du service public.
- Excellent relationnel et sens de l'écoute.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Autonomie et esprit d'initiative.
- Discrétion professionnelle.

Atouts appréciés
- Expérience dans un poste d'accueil ou de gestion administrative.
- Connaissance de l'environnement universitaire.
- Intérêt ou expérience dans les domaines artistiques, culturels ou événementiels.