Office Manager H/F - Skills Paris
- Paris 16e - 75
- CDI
- Skills Paris
Les missions du poste
SKILLS Recrutement Intérim est la filiale du groupe SKILLS dédiée au recrutement d'employés, agents de maitrise et cadres de premier niveau en CDI, CDD et travail temporaire.
SKILLS GROUP réunit aujourd'hui plus de 200 collaborateurs répartis sur 20 bureaux en France.
Nous sommes un collectif soudé autour de valeurs simples et saines, avec une culture du résultat sans pareil, au service d'une création de valeur partagée par nos candidats, nos clients et notre équipe.
Nos consultants et nos chargés de recrutement sont à votre écoute pour vous accompagner dans vos recherches d'emploi, sur les métiers suivants :
· Comptabilité & Finance
· Assistanat & Office
· Audit & Expertise Comptable
· Supply chain & Achat
· ADV & Relation client
· RH & Juridique
· Ingénierie & Technique
SKILLS, cabinet de recrutement spécialisé dans l'accompagnement des entreprises et des candidat(e)s, recherche pour l'un de ses clients basé à Paris, un(e) Office Manager en CDI au sein de la division RH et Juridique.
Dans le cadre de ce recrutement, vous rejoindrez un environnement professionnel exigeant et stimulant, au sein duquel vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité de leur organisation. Vous occuperez un rôle transversal, à l'interface entre les collaborateurs, les interlocuteurs internes et les prestataires externes.
Le poste est proposé en CDI, basé dans le 16ème à Paris, avec une rémunération comprise entre 40 000 € et 45 000 € brut annuel selon votre expérience et votre profil.
À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :
Rattaché(e) à l'équipe de direction du bureau de Paris et en étroite collaboration avec les équipes support locales et internationales, l'Office Administrator assure un soutien administratif et opérationnel au quotidien afin de garantir le bon fonctionnement du cabinet.
Interlocuteur privilégié des équipes internes, des prestataires et des clients, il/elle veille à la qualité des services généraux, à la gestion des infrastructures, au support administratif et à la coordination des activités logistiques. À ce titre, il/elle contribue activement à offrir un environnement de travail premium, conforme aux standards du cabinet.
Principales responsabilités
?Assurer la coordination et le support des activités de reprographie : impressions, photocopies, numérisations, reliures, préparation de dossiers (notamment dossiers de plaidoirie et data rooms), ainsi que la mise en forme de documents.
?Superviser l'organisation des espaces de reprographie et des zones de stockage, assurer le suivi des stocks et veiller au réapprovisionnement des fournitures de bureau.
?Gérer les archives physiques, les espaces de classement et les demandes d'archivage, de consultation ou de restitution des dossiers.
?Assurer, lorsque nécessaire, le remplacement à l'accueil et au standard téléphonique, superviser l'accueil des clients et des visiteurs, la gestion des salles de réunion, le support aux activités de réception et le maintien d'espaces d'accueil irréprochables.
?Coordonner les envois de courrier, les prestations de coursiers ainsi que les réservations de taxis pour les déplacements professionnels.
?Veiller au bon fonctionnement quotidien des équipements et des installations du bureau afin de garantir un environnement de travail professionnel, fonctionnel et accueillant pour les collaborateurs comme pour les visiteurs. Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants.
?Coordonner les services généraux et les interventions de maintenance courante, tout en assurant le lien avec le gestionnaire de l'immeuble pour les projets techniques ou les interventions d'envergure.
?Accompagner les équipes Business Development et les différents services du cabinet dans l'organisation d'événements internes et clients et en garantir la bonne réalisation : coordination des prestations de restauration, préparation des salles et espaces événementiels, suivi logistique et soutien opérationnel.
?Assurer le suivi des devis, des commandes et des contrats fournisseurs, dans un objectif permanent d'optimisation des coûts tout en garantissant un niveau de service élevé.
?Traiter les factures fournisseurs et participer au suivi des notes de frais et des débours en collaboration avec les équipes Finance et administratives.
?Maintenir à jour les supports d'intégration, les documents de communication interne ainsi que l'ensemble de la documentation du bureau.
?Veiller au respect des politiques Hygiène et Sécurité et des procédures du cabinet en matière de gestion des risques et de conformité.
?Suivre et valider l'ensemble des formations obligatoires dans les délais impartis.
Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins et du développement du bureau de Paris.
SKILLS GROUP réunit aujourd'hui plus de 200 collaborateurs répartis sur 20 bureaux en France.
Nous sommes un collectif soudé autour de valeurs simples et saines, avec une culture du résultat sans pareil, au service d'une création de valeur partagée par nos candidats, nos clients et notre équipe.
Nos consultants et nos chargés de recrutement sont à votre écoute pour vous accompagner dans vos recherches d'emploi, sur les métiers suivants :
· Comptabilité & Finance
· Assistanat & Office
· Audit & Expertise Comptable
· Supply chain & Achat
· ADV & Relation client
· RH & Juridique
· Ingénierie & Technique
SKILLS, cabinet de recrutement spécialisé dans l'accompagnement des entreprises et des candidat(e)s, recherche pour l'un de ses clients basé à Paris, un(e) Office Manager en CDI au sein de la division RH et Juridique.
Dans le cadre de ce recrutement, vous rejoindrez un environnement professionnel exigeant et stimulant, au sein duquel vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien des équipes et à la qualité de leur organisation. Vous occuperez un rôle transversal, à l'interface entre les collaborateurs, les interlocuteurs internes et les prestataires externes.
Le poste est proposé en CDI, basé dans le 16ème à Paris, avec une rémunération comprise entre 40 000 € et 45 000 € brut annuel selon votre expérience et votre profil.
À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :
Rattaché(e) à l'équipe de direction du bureau de Paris et en étroite collaboration avec les équipes support locales et internationales, l'Office Administrator assure un soutien administratif et opérationnel au quotidien afin de garantir le bon fonctionnement du cabinet.
Interlocuteur privilégié des équipes internes, des prestataires et des clients, il/elle veille à la qualité des services généraux, à la gestion des infrastructures, au support administratif et à la coordination des activités logistiques. À ce titre, il/elle contribue activement à offrir un environnement de travail premium, conforme aux standards du cabinet.
Principales responsabilités
?Assurer la coordination et le support des activités de reprographie : impressions, photocopies, numérisations, reliures, préparation de dossiers (notamment dossiers de plaidoirie et data rooms), ainsi que la mise en forme de documents.
?Superviser l'organisation des espaces de reprographie et des zones de stockage, assurer le suivi des stocks et veiller au réapprovisionnement des fournitures de bureau.
?Gérer les archives physiques, les espaces de classement et les demandes d'archivage, de consultation ou de restitution des dossiers.
?Assurer, lorsque nécessaire, le remplacement à l'accueil et au standard téléphonique, superviser l'accueil des clients et des visiteurs, la gestion des salles de réunion, le support aux activités de réception et le maintien d'espaces d'accueil irréprochables.
?Coordonner les envois de courrier, les prestations de coursiers ainsi que les réservations de taxis pour les déplacements professionnels.
?Veiller au bon fonctionnement quotidien des équipements et des installations du bureau afin de garantir un environnement de travail professionnel, fonctionnel et accueillant pour les collaborateurs comme pour les visiteurs. Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants.
?Coordonner les services généraux et les interventions de maintenance courante, tout en assurant le lien avec le gestionnaire de l'immeuble pour les projets techniques ou les interventions d'envergure.
?Accompagner les équipes Business Development et les différents services du cabinet dans l'organisation d'événements internes et clients et en garantir la bonne réalisation : coordination des prestations de restauration, préparation des salles et espaces événementiels, suivi logistique et soutien opérationnel.
?Assurer le suivi des devis, des commandes et des contrats fournisseurs, dans un objectif permanent d'optimisation des coûts tout en garantissant un niveau de service élevé.
?Traiter les factures fournisseurs et participer au suivi des notes de frais et des débours en collaboration avec les équipes Finance et administratives.
?Maintenir à jour les supports d'intégration, les documents de communication interne ainsi que l'ensemble de la documentation du bureau.
?Veiller au respect des politiques Hygiène et Sécurité et des procédures du cabinet en matière de gestion des risques et de conformité.
?Suivre et valider l'ensemble des formations obligatoires dans les délais impartis.
Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins et du développement du bureau de Paris.
Le profil recherché
Profil recherché
?Une première expérience réussie dans une fonction similaire ou au sein d'un environnement fortement orienté service client (cabinet d'avocats, cabinet de conseil, hôtellerie haut de gamme, etc.) est souhaitée.
?Excellente maîtrise de Microsoft Office et bonne aisance avec les outils informatiques.
?Sens développé du service et orientation client.
?Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.
?Grande rigueur, sens du détail, autonomie et esprit d'initiative.
?Flexibilité, adaptabilité et réactivité afin de répondre aux besoins du cabinet.
?Approche pragmatique et orientée solutions.
?Excellentes qualités relationnelles et aptitude à travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.
?Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
Vous souhaitez rejoindre un poste polyvalent offrant une réelle proximité avec les équipes et vous êtes à la recherche d'un nouvel environnement professionnel dans lequel votre contribution sera directement valorisée. Votre sens des responsabilités et votre posture professionnelle vous permettront de vous intégrer rapidement et de devenir un véritable point d'appui pour les équipes.
?Une première expérience réussie dans une fonction similaire ou au sein d'un environnement fortement orienté service client (cabinet d'avocats, cabinet de conseil, hôtellerie haut de gamme, etc.) est souhaitée.
?Excellente maîtrise de Microsoft Office et bonne aisance avec les outils informatiques.
?Sens développé du service et orientation client.
?Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.
?Grande rigueur, sens du détail, autonomie et esprit d'initiative.
?Flexibilité, adaptabilité et réactivité afin de répondre aux besoins du cabinet.
?Approche pragmatique et orientée solutions.
?Excellentes qualités relationnelles et aptitude à travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.
?Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
Vous souhaitez rejoindre un poste polyvalent offrant une réelle proximité avec les équipes et vous êtes à la recherche d'un nouvel environnement professionnel dans lequel votre contribution sera directement valorisée. Votre sens des responsabilités et votre posture professionnelle vous permettront de vous intégrer rapidement et de devenir un véritable point d'appui pour les équipes.