Assistant de Direction H/F - Neoma Business School

Basé(e) sur notre campus Parisien, vous assurez un soutien administratif et organisationnel auprès de la DGAPI, en coordonnant les activités et projets transverses. Vous jouez un rôle d'interface privilégiée, garantissant la bonne circulation de l'information et le suivi opérationnel des dossiers.

Fonctions principales :

Gestion administrative et organisationnelle
Gérer l'agenda des directeurs attribués.
Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, notes de frais).
Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (ordre du jour, comptes rendus, actions à suivre).
Gérer les courriers, emails et appels entrants/sortants.
Assurer la mise en forme, la relecture et la diffusion des documents officiels.
Tenir à jour les bases de données, listes de contacts et dossiers administratifs.
Servir d'interface entre les directions et les équipes internes
Faciliter la circulation de l'information et des décisions.

Soutien à la décision et suivi de projets
Préparer des dossiers de synthèse, tableaux de bord, notes et présentations.
Assurer le suivi des décisions prises en réunion ou en comité.
Gérer des dossiers spécifiques
Planifier le calendrier des projets.
Collecter, vérifier et consolider les informations nécessaires aux arbitrages.

Gestion budgétaire et bilans
Participer au suivi budgétaire (bons de commande, factures, suivi des dépenses).
Appuyer la direction dans la préparation de bilans d'activité.

Communication et représentation
Rédiger des notes internes et des communiqués.
Contribuer à la préparation de supports de communication (présentations, discours, publications).
Accueillir les visiteurs.
Participer à l'organisation d'événements internes ou externes (séminaires, conférences, déplacements institutionnels).

Vous avez :

Un diplôme Bac +2 ou équivalent
Une expérience de 5 ans minimum en Assistanat de Direction
Un anglais courant à l'écrit et à l'oral
Parfaite maitrise du français
Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office)

Vous êtes :
Doté(e) d'un excellent relationnel
Doté(e) d'un grand sens du service, rigueur et réactivité

Experience: 4 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Planifier et organiser des réunions,Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Langues: Anglais exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.