Secrétaire Assistant - Udap 78 - Drac Idf H/F - Service Public

Environnement professionnel :

Relation hiérarchique : le titulaire est placé sous l'autorité hiérarchique directe de l'Architecte des bâtiments de France en charge du secteur nord-ouest des Yvelines

Relation fonctionnelle : le-la secrétaire assistant(e) (F/H) est en contact direct avec les élus, les professionnels et les usagers

Activités principales :
- Assurer le suivi administratif des dossiers du secteur en relation avec les agents du service, l'instructeur/trice du secteur, les collectivités et institutions publiques ou privées;
- Assurer la gestion de l'agenda (organisation de réunions avec plusieurs interlocuteurs) ;
- Préparer les rendez-vous et les déplacements extérieurs (documents, dossiers, liste de présence, plans de déplacement) ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation des différents interlocuteurs ;
- Travailler en transversalité avec le pôle secrétariat dans un souci de bonne organisation du service ;
- Enregistrer les dossiers d'urbanisme sur l'application dédiée Patronum et en assurer le suivi administratif;
- Assurer la gestion et le suivi des courriers, courriels et avant-projets ;
- Assurer le guichet unique des monuments historiques classés pour le service (réception, enregistrement, transmission des dossiers) ;
- Saisir différents courriers et documents concernant la commission des sites (CDNPS) ;
- Classer, archiver et numériser les données du secteur.

Compétences principales mises en oeuvre :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Office : traitement de texte, tableur) ;
- Techniques de communication écrites et orales ;
- Gérer les relations avec différents partenaires ;
- Travailler en équipe ;
- Réactivité et polyvalence ;
- Expérience souhaitée sur des fonctions équivalentes.