Chargé d'Accueil Administration et Services Généraux H/F

Le/la Chargé(e) d'accueil, administration et services généraux assure l'accueil physique et téléphonique du siège social et contribue à son bon fonctionnement au quotidien.

Il/elle veille à la qualité de l'accueil réservé aux visiteurs et collaborateurs, à la bonne organisation des espaces communs et à la disponibilité des fournitures et consommables.

En complément de ces missions, il/elle apporte un soutien administratif aux différents services du siège et participe à la coordination de plusieurs sujets liés à la vie quotidienne de l'entreprise.

Accueil physique et téléphonique

• Assurer l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires au siège social.
• Renseigner et orienter les visiteurs vers les interlocuteurs concernés.
• Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques entrants.
• Transmettre les appels et messages aux personnes concernées.
• Veiller en permanence à la bonne présentation et à la tenue de l'espace d'accueil.

Gestion des fournitures et consommables

• Suivre les stocks de fournitures de bureau et consommables nécessaires au fonctionnement du siège.
• Anticiper les besoins et assurer les réapprovisionnements.
• Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés.
• Réceptionner et contrôler les livraisons.
• Organiser le rangement et la mise à disposition des fournitures.
• Veiller à une gestion raisonnée des stocks et des consommations.

Gestion de l'espace café

• Assurer le réassort en café, thé et consommables.
• Veiller en permanence à la propreté, au rangement et à la bonne présentation de l'espace.
• Assurer le suivi du partenaire en charge du réfrigérateur et de son approvisionnement.
• Contrôler le bon fonctionnement des machines et équipements.
• Signaler les pannes et anomalies et coordonner les interventions nécessaires.
• Assurer le suivi des opérations d'entretien et de maintenance des machines.

Badges d'accès et cartes de visite

• Assurer la création, la remise et le suivi des badges d'accès des collaborateurs.
• Gérer la récupération ou la désactivation des badges lors des départs.
• Tenir à jour le suivi des badges attribués.
• Centraliser les demandes de cartes de visite.
• Vérifier les informations avant commande et assurer le lien avec le fournisseur.
• Suivre les commandes jusqu'à leur livraison et leur remise aux collaborateurs.

Support administratif et vie du siège

• Participer à l'organisation pratique de l'arrivée et du départ des collaborateurs : badge, carte de visite, informations pratiques et coordination avec les services concernés.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les livraisons.
• Préparer les envois de courrier ou de colis ponctuels.
• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour de certains documents administratifs.
• Tenir à jour des listes et informations internes : annuaire, coordonnées, prestataires, procédures pratiques du siège, etc.
• Assurer le suivi administratif de certains fournisseurs et prestataires : demandes d'intervention, devis, bons de commande, contrôle des prestations réalisées.
• Participer à l'organisation des salles de réunion et veiller à leur bonne tenue et à la disponibilité des équipements nécessaires.
• Apporter ponctuellement un soutien administratif aux différents services du siège : préparation de documents, saisie ou mise à jour de données, tableaux de suivi, recherches d'informations ou autres travaux administratifs courants.
• Participer à l'organisation logistique de réunions, rendez-vous ou événements internes ponctuels.

• Excellent sens de l'accueil et du service.
• maitrise de l'anglais et du pack office
• Très bonne présentation et aisance relationnelle.
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
• Sens du détail et exigence dans la tenue des espaces.
• Capacité à anticiper les besoins.
• Bonne communication avec les collaborateurs et les prestataires externes.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants, notamment Outlook, Word et Excel.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Polyvalence et goût pour les missions variées.

Une première expérience dans une fonction d'accueil, d'assistanat administratif, d'office management ou de services généraux est appréciée.

Le poste s'adresse à une personne organisée, polyvalente, autonome et ayant un réel sens du service. Elle devra être à l'aise aussi bien dans la relation avec les visiteurs et collaborateurs que dans le suivi de tâches administratives et logistiques.

La diversité des missions nécessite une personne capable de prendre en charge de manière proactive les sujets du quotidien et de contribuer au bon fonctionnement général du siège.