Assistant de Direction - Commune de l'Entre Deux H/F - Communes

Apporte une aide permanente au Directeur Générale des Services,
Gérer son agenda, organise les différentes réunions,
Participe aux conseils municipaux, rédige les différents compte-rendu, traite les courriers, gère les plannings des salles d'animation,

Organisation de l'agenda d la direction Générale des Services
- Prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du DGS

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la Direction Générale des Services
- Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction Générale des Services

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers

Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jours en concertation avec la Direction Générale des services
- Suivi des Conseils municipaux
- Participation aux différents conseils municipaux
- Prise de note et rédaction des Procès-Verbaux

Soutien à la Direction des Affaires Générale et économiques sur les AOT
Suivi administratif des autorisations d'occupation temporaire (AOT)
- Réception, enregistrement et instruction administrative des demandes d'AOT (domaine public, commerces, marchés...)
- Vérification de la complétude des dossiers et relation avec les demandeurs
- Préparation des projets d'arrêtés et documents administratifs associés
- Suivi des échanges, relances et archivage
- Mise à jour du registre des AOT et des tableaux de bord de suivi
- Mise en forme des bilans AOT
- Suivi des commissions de sécurité en lien avec les AOT

Travail transversal avec le service protocole

Relations ponctuelles avec les services;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers;
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers;
Organiser le classement et l'archivage des dossiers;
Suivi des projets et activités de la direction;
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat;
Suivre l'exécution budgétaire du service;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service;
Accueil téléphonique et physique au secrétariat;
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent;
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques;
Organisation et planification des réunions;
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions;
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Discrétion professionnelle