Secrétaire Éducative pour le Service Mna Mineurs Non Accompagnés H/F - Service Public

Assurer la gestion administrative et le suivi des parcours des mineurs non accompagnés accueillis au sein du pôle. Garantir la fiabilité, la continuité et la traçabilité des informations, tout en facilitant la coordination entre les services éducatifs, les partenaires institutionnels et les fonctions supports.

Le poste contribue directement à la sécurisation des admissions, des prises en charge, des démarches liées au parcours du jeune et des sorties du dispositif.

1. Gestion administrative des admissions et des sorties
Réceptionner, vérifier et enregistrer les informations nécessaires à l'admission des jeunes.
Créer, actualiser et clôturer les dossiers administratifs
Traiter et classer les décisions administratives et judiciaires : ordonnances de placement provisoire, décisions du juge des enfants et autres pièces relatives à la prise en charge.
Assurer le suivi administratif des mouvements : admissions, changements de dispositif, réintégrations, fugues, absences et sorties.
Mettre à jour les tableaux de suivi, les effectifs, les places disponibles et les échéances.
2. Suivi administratif du parcours des jeunes
Centraliser, contrôler, classer et transmettre les documents nécessaires au dossier du jeune.
Suivre les documents individuels de prise en charge et les échéances administratives associées.
Préparer les éléments utiles aux réunions, bilans, commissions et échanges institutionnels.
Alerter les professionnels et l'encadrement en cas de pièce manquante, d'échéance proche, d'incohérence ou de situation urgente.
Veiller à la confidentialité des informations et au respect des règles de protection des données.
3. Scolarité, insertion, transport et activités
Assurer le suivi administratif des inscriptions scolaires, formations et démarches liées au parcours d'insertion.
Constituer et suivre les demandes de transport scolaire auprès des organismes concernés.
Centraliser et contrôler les demandes de licences sportives, puis assurer le lien avec les professionnels et les clubs.
Coordonner les demandes de tenues professionnelles : recueil des tailles, demande de devis, demande d'achat, circuit de validation, commande et transmission au fournisseur.
Relancer les interlocuteurs lorsque les informations nécessaires ne sont pas transmises dans les délais.
4. Coordination administrative et circulation de l'information
Assurer une interface quotidienne entre les différents dispositifs du pôle : FAST, appartements et autres unités concernées.
Répondre aux sollicitations des équipes, hiérarchiser les demandes et orienter vers le bon interlocuteur.
Rédiger et diffuser des courriels, notes, procédures, comptes rendus, tableaux de bord et documents de suivi.
Préparer les données utiles à la décision de l'encadrement et signaler sans délai les situations sensibles.
Contribuer à l'harmonisation et à l'amélioration continue des procédures administratives du pôle.
5. Gestion courante et appui au fonctionnement du service
Gérer les appels, courriels, courrier, transmissions et classement numérique ou papier.
Suivre les demandes d'achat, devis, bons de commande, factures et échanges avec les services financiers.
Organiser les échéances, réunions et points de coordination relevant du secrétariat.
Garantir la continuité du secrétariat en lien avec l'autre agente administrative du pôle.
Participer, selon l'organisation du service, au dispositif d'astreinte et au traitement des urgences administratives.

COMPÉTENCES REQUISES

Pré-requis:

Compétence en bureautique
Gestion administrative
Accueil physique et téléphonique

Connaissances appréciées:

Fonctionnement de la protection de l'enfance et du dispositif MNA.
Des missions et du fonctionnement de l'institution.
Des procédures et protocoles.
Des différents partenaires.

Être en capacité de:

Rédiger, formaliser et diffuser des informations aux différents destinataires concernés.
Maintenir à jour le dossier informatique et papier de l'usager.
Prioriser les demandes.
D'accueillir du public
Gestion de la pression et des conflits
Gestion de la planification (visites, rendez-vous, arrivées, départs...)

Qualités :

Discrétion professionnelle
Polyvalence et réactivité
Autonomie
rigueur
Disponibilité
D'organisation
D'adaptation
Sens du service public

Liaisons fonctionnelles:

Relations internes: Cadres, coordonnateurs, professionnels éducatifs, maîtresses de maison, équipes insertion/scolarité, finances et services supports
Relations externes: ASE, juridictions, établissements scolaires, organismes de transport, clubs sportifs, fournisseurs et partenaires institutionnels

Position hiérarchique:

Sous l'autorité hiérarchique du Cadre socio-éducatif et de la Direction

Affectation/Localisation:

IDEA: Vernet - Perpignan