Assistant de Gestion dans le Domaine Immobilier H/F - Service Public

Composition et effectifs du service

Le département immobilier est une équipe de 13/14 personnes, 1 chef de département, 1 adjoint, 1 assistant de gestion, 1 référent pour la gestion du patrimoine immobilier et en matière de développement durable, 7 chefs de projets immobiliers et une équipe administrative de 3 personnes pour les fonctions budgétaires et financières (PBF - 1 chef de pôle, 1 gestionnaire, 1 apprenti).

Votre hiérarchie

En lien direct et sous l'autorité hiérarchique du chef du service et sous l'autorité fonctionnel du chef de PBF pour la partie financière.

Vos interlocuteurs métiers

Chefs de projets immobiliers, états-majors et autres départements de la délégation, entreprises intervenant sur les projets de la DI.

L'assistant(e) a un rôle structurant au coeur du département immobilier qui est un service avec un esprit d'équipe dynamique, de solidarité et d'entraide au service du public et dans l'intérêt général. Le service est fortement engagé sur les enjeux environnementaux (maitrise de consommation énergétique et des émissions de gaz à effets de serre, adaptation et lutte contre le changement climatique). Par ses missions, l'assistant(e) participe pleinement à l'état d'esprit et au bon fonctionnement du service.

Vos activités principales

Assistant(e) de gestion du service (activités en appui du chef, de l'adjoint et de l'ensemble des collègues du service):

- Accueil: gestion de la boite mail d'unité, accueil téléphonique ou de visiteur, accueil de nouveaux arrivants dans le service;

- Secrétariat: suivi du courrier, entrée et sortie, classement dématérialisé, organisation de réunions;

- Enregistrement et suivi des frais de déplacement des agents du département immobilieren lien avec l'état-major de la délégation ;

Gestion administrative et financière des opérations immobilières (activités au sein du pôle budgétaire et financier - PBF) :

- Contrôle des pièces des marchés publics pour la comptabilité, transmission au département de la performance financière (DPFAC) pour engagement juridique;

- Gestion des dossiers de marchés publics en lien avec les chefs de projet et classement des dossiers;

- Mise à jour des tableaux de suivi financier, élaboration des restitutions Chorus;

- Relevé des factures, préparation des paiements et des certifications des services faits ;

- Travail en concertation continue avec le DPFAC et la DRFIP, utilisation de Chorus formulaire et de Chorus Communication.

Evolution possible des missions selon les capacités et la motivation du candidat(e) retenu(e). L'évolution des missions permettra à l'assistant(e) de se former, de prendre des responsabilités, voire de se préparer à des concours pour évoluer dans la fonction publique de l'Etat.

Connaissances
Gestion et la comptabilité ;
Maîtrise de l'outil informatique notamment Excel ;
Connaissance de la comptabilité publique recherchée ;
Pratique de l'application Chorus très appréciée;

Savoir-être
Sens du contact et des relations humaines;
Sens du travail en équipe; Esprit d'équipe; Entraide;
Goût pour les chiffres et la gestion comptable;
Ouverture d'esprit, capacité d'adaptation, volonté d'apprendre;

Savoir-faire
Bonne organisation personnelle ; Rigueur;
Appétence pour la gestion financière et les chiffres;
Capacité d'analyse et de synthèse;
Aptitude à rendre compte;