Gestionnaire Secrétariat de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP STRASBOURG

Les activités du service

La direction interrégionale des services pénitentiaires de Strasbourg Grand Est couvre trois régions administratives : l'Alsace, la Champagne-Ardenne et la Lorraine.

Elle s'étend sur 10 départements (Bas-Rhin, Haut-Rhin, Meuse, Moselle, Meurthe-et-Moselle, Vosges, Ardennes, Aube, Marne et Haute-Marne).

Elle touche 5 ressorts de cour d'appel (Colmar, Dijon, Metz, Nancy, Reims).

Elle comprend 23 établissements et 9 services pénitentiaires d'insertion et de probation.

La direction interrégionale anime, contrôle et coordonne l'activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.

Composition et effectifs du service

Responsable de service de catégorie A et B ; personnels de catégorie C (personnel administratif et/ou personnel de surveillance).

Votre hiérarchie

Sous l'autorité de la cheffe de cabinet et de l'adjointe au cheffe de cabinet.

Vos interlocuteurs métiers

Le personnel de direction, les services administratifs, les personnels, les juridictions.

Vos activités principales

Le secrétariat de direction assure l'assistance administrative et organisationnelle de la direction.

Il garantit le bon fonctionnement du secrétariat, contribue à la fluidité de la circulation de l'information et veille à la qualité de l'accueil ainsi qu'au suivi des dossiers.

Il est chargé de gestion administrative d'exécution, gestion de comptabilité, logistique ainsi que des missions d'accueil et de secrétariat. Il exerce ses missions au sein de la direction interrégionale du Grand Est.

Secrétariat : suivi des agendas des membres de la direction, traitement du courrier, réponses téléphoniques, gestion des fournitures, organisation du classement. Organiser des réunions ainsi que la logistique. Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux déplacements.

Assistant gestionnaire CHORUS : mise à disposition des crédits, gestion des engagements juridiques, gestion des recettes, gestion des actifs, travaux de fin d'exercice.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Logiciels utilisés : Word, Excel, Harmonie, Chorus

Corps / Grade: Adjoint(e) administratif(ve)

Vos principales compétences à mettre en oeuvre :

Connaissances

Outils bureautiques

Savoir-faire

Bonne connaissance du pack office, word, excel, power point

Rédiger des courriers, rapports, classement, archives
Mettre en application les consignes, les textes réglementaires
Assurer le suivi budgétaire sur Chorus

Savoir-être

Autonomie. Aisance avec tout public par téléphone.
Sens du travail en équipe, sens de la communication. Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
Sens de l'organisation, rigueur, réactivité.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Oui

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Oui selon le poste occupé

Perspectives d'évolution professionnelle :

Evolution professionnelle possible