Chargé de Mission Évènementiel dans le Cadre d'Une Convention Citoyenne H/F - Service Public

Au sein de la direction de la participation citoyenne du CESE et sous la responsabilité de la directrice, vous assurez la mise en oeuvre opérationnelle et logistique de la Convention citoyenne.
Dans ce cadre, vous serez le point d'articulation essentiel entre les choix méthodologiques et leur traduction concrète dans l'organisation des sessions. Vous veillez notamment à ce que les conditions matérielles, logistiques et humaines permettent aux citoyens de participer dans les meilleures conditions. Pour cela, vos missions s'organisent autour de deux axes principaux : la gestion de la logistique liée aux citoyens tirés au sort et l'organisation événementielle des sessions de convention citoyenne.
Le poste requiert à la fois une très grande rigueur organisationnelle, une forte capacité de coordination et un excellent sens des relations humaines. Une importante disponibilité est également attendue, en soirée et les week-ends de sessions.

Missions et activités
Vous assurez la réussite logistique et événementielle de la convention citoyenne, en remplissant les missions suivantes:
· Pilotage et supervision de la logistique liée à l'accueil des citoyens, en lien avec deux personnes au sein de la DAF (réservation des transports, hébergements et indemnisation des citoyens):
o Veiller à la qualité et à la réactivité des réponses apportées aux demandes des citoyens, en lien avec la directrice de la participation citoyenne et la directrice administrative et financière;
o Mettre en place et suivre les outils nécessaires au pilotage de la logistique des citoyens: tableaux de suivi et de gestion administrative, plannings, listes de présences, etc.
o Répondre aux sollicitations des citoyens et/ou de l'équipe du de la DAF entre deux sessions de convention;
o Veiller à la prise en compte des besoins individuels des citoyens et à l'accessibilité des dispositifs proposés.

Le ou la chargé(e) de projet est ainsi garant(e) de la qualité du parcours d'accueil des citoyens, depuis leur convocation (à l'issue du tirage au sort) jusqu'à leur venue au CESE, pour chacune des sessions de travail.
Une attention particulière est portée à la qualité de la relation avec les citoyens: le ou la chargé(e) de projet doit être en mesure de répondre à leurs questions, de les rassurer en cas de difficulté et de trouver rapidement des solutions aux situations individuelles qui peuvent se présenter.
· Organisation de l'accueil des citoyens et des aspects événementiels durant la session de la Convention

Les sessions de convention citoyenne se tiennent le week-end (à raison d'un week-end sur deux ou trois), du vendredi midi au dimanche après-midi. De nombreux acteurs nécessitent une coordination fine: citoyens tirés au sort, membres du comité de gouvernance, collège des garants, chercheurs-observateurs, collectif d'animation, équipes d'accueil, de sécurité, de restauration, de ménage ; etc.
o Organiser l'accueil des citoyens et coordonner les équipes mobilisées à cet effet (personnels d'accueil, de sécurité, de restauration, etc.)
o Organisation la restauration durant les sessions (des citoyens, du comité de gouvernance, du collectif d'animation)
o Traduire les déroulés méthodologiques réalisés par la DPC et le collectif d'animation en besoins logistiques et organisationnels (prévoir le matériel nécessaire, la disposition des salles, etc.);
o Coordonner les besoins en matériel audiovisuel et technique;
o Participer aux réunions de préparation et de coordination avec les équipes du CESE impliquées dans la bonne organisation des week-ends

Le ou la chargé(e) de projet travaille au quotidien avec de nombreux interlocuteurs: direction de la participation citoyenne, équipes d'animation, directions du CESE, équipes d'accueil et de sécurité, prestataires, traiteurs, équipes techniques et, bien sûr, citoyens participants.

A ce titre, il s'agira de :

o Coordonner les différents acteurs impliqués dans la préparation et la réalisation des sessions;

o Répartir et suivre les tâches confiées aux équipes logistiques;

o Organiser les points de coordination nécessaires;

o Veiller à la bonne circulation de l'information entre les différents intervenants;

o Proposer et mettre en oeuvre des solutions opérationnelles;

o Contribuer à la sécurisation de l'organisation en anticipant les risques et les situations imprévues.

Niveau catégoriel: catégorieA issu des trois versants de la fonction publique ou agent contractuel de niveau équivalent.

Formation: niveau Bac +5 ou équivalent du fait de son expérience professionnelle.

Expérience requise: Une expérience significative en gestion de projet, organisation événementielle et coordination logistique est recherchée.

Une expérience dans l'organisation d'événements complexes impliquant de nombreux participants, prestataires et parties prenantes constitue un atout.

Une connaissance des démarches de participation citoyenne serait appréciée.