Office Manager Junior du Lundi au Jeudi H/F - Agence France Prestige

POSTE UNIQUEMENT EN CDI EN TEMPS PARTIEL DE 32H PAR SEMAINE -PAS DE DÉBUTANT

08H30-17H30 du Lundi au Jeudi . EN WEEK END DES JEUDI SOIR

Vous travaillez au sein d'une TPE composé 7 consultants dans le 08 ème arrondissement de Paris

Poste situé sur Paris 8ème au sein d'un cabinet de coaching professionnel

IL S AGIT D UN GROS TEMPS PARTIEL DE 32H PAR SEMAINE

Vous vous investissez à 100 % du lundi au jeudi, en 32 heures par semaine.
Ce poste est compatible avec d'autres projets du vendredi au dimanche.

SALAIRE : 1950 € brut mensuel ( non négociable)

MISSIONS
Vous assistez dans les tâches de réception et d'assistanat.
Réception de clients et de candidats
Gestion de six petites salles de réunion
La gestion des salles comprend :
Le réassort (eau, fournitures, etc.)
Veiller à la propreté et au bon rangement
Aération des salles
Vérifier que tout soit correctement disposé avant les rendez-vous
Assistanat :

Gestion des mails : rendez-vous avec les prestataires et les fournisseurs
Prise de rendez-vous pour Gestion des événements du cabinet : création et envoi des invitations, relances, communication digitale liée aux événements, suivi des inscriptions et de la participation, développement et entretien du réseau professionnel du cabinet.
Gestion du facturier : numérisation des documents, traitement et enregistrement, archivage.
Aisance avec les outils informatiques : Canva, Outlook, Suite Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint).
Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels et applications numériques

PROFIL RECHERCHE

PAS DE DÉBUTANT - EXPÉRIENCE SIGNIFICATIVE SUR UN POSTE SIMILAIRE

BONNE GESTION SUR LA FACTURATION -ET L'UTILISATION DE CANVA

Autonomie

Excellente capacité d'organisation et de priorisation des tâches.
Présentation soignée et relationnel facile
Sens du service et envie de faciliter le quotidien des clients et de l'équipe.
Excellente maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles

-Bonne maitrise EXCEL

Experience: 24 Mois

Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser l'accueil des visiteurs,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Organisation de foires, salons professionnels et congrès

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).