Assistant Administratif et Organisationnel d'Exploitation H/F - Adecco Mayotte

Adecco recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) d'Exploitation qui assurera la coordination administrative et organisationnelle des activités d'exploitation. Véritable interface entre les différents services et les clients, il/elle veillera à la bonne circulation des informations, à la planification des activités et au suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation.

Rattachement hiérarchique :
Sous la responsabilité de la Direction d'Exploitation et en lien direct avec les équipes ADV, les infographistes et les techniciens.

Organisation et planification :
- Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes.
- Assurer le suivi et la coordination des activités de production.
- Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire.
- Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.

Suivi des dossiers clients :
- Transmettre les éléments graphiques aux clients.
- Assurer le suivi des demandes de modifications.
- Obtenir et formaliser les validations clients.
- Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.

Relation client et support administratif :
- Assurer la communication commerciale avec les clients.
- Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients.
- Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV).
- Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.

Reporting et communication interne :
- Assurer un reporting régulier de l'activité auprès de la hiérarchie.
- Communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise.
- Remonter les informations nécessaires aux responsables opérationnels.

Profil recherché :

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word et Excel.
- Bonne connaissance des processus administratifs et commerciaux.

Compréhension du cycle commercial :
- Devis
- Validation client
- Fiche de travail
- Bon de livraison
- Facturation

Compétences comportementales :
- Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Excellentes qualités relationnelles et de communication.
- Bon niveau d'expression orale et écrite.
- Rigueur, autonomie et réactivité.
- Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs interlocuteurs.
- Adaptabilité et facilité d'intégration.
- Dynamisme et motivation.

Formation et expérience :
- Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
- Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.

Qualités recherchées :
- Sens du service client.
- Esprit d'initiative.
- Polyvalence.
- Gestion des priorités et respect des délais.
- Aisance relationnelle.

Objectif du poste : garantir la fluidité des échanges entre les différents acteurs de l'exploitation et contribuer à la bonne organisation des opérations tout en assurant un suivi administratif de qualité.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Administrer un système d'informations,Apporter une assistance technique aux équipes,Diagnostiquer la nature et l'origine des incidents et mettre en oeuvre les mesures correctives,Installer et intégrer le matériel (station, équipement réseau, périphériques, ...) dans l'environnement de production et configurer les ressources logistiques et physiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.