Executive Assistant Bilingue H/F - TALENTS UNIS

Talents Unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, Office Managers, Chief of Staffs, et profils RH, recrute pour son client, groupe international coté, un(e) Executive Assistant bilingue anglais pour deux dirigeants, attentifs au détail, accessibles et très appréciés de leurs équipes pour leurs qualités managériales, travaillant sur des univers très différents :
Votre manager principale, VP Ressources Humaines, est en charge de la rémunération globale, de la formation et de la gestion des talents du groupe.
Le second dirige le studio de design intégré, une équipe créative répartie entre Paris, Amsterdam, Londres, Vienne, New York et Los Angeles.

Deux personnalités, deux rythmes, une même attente et vision : Ils cherchent un(e) EA sur qui se reposer les yeux fermés, claire, fiable, alliant bon relationnel et discrétion, contribuant à l'élan de leurs équipes respectives, positives et soudées.

Principalement rattaché(e) à la DRH (70% de votre temps), vous serez en charge du pilotage d'un agenda dense et mouvant, de l'organisation des rituels d'équipe (comités hebdomadaires, points individuels, réunions RH), du suivi de ses notes de frais et du budget administratif de la direction. Vous émettrez les bons de commande et factures, en lien avec les services comptabilité, les achats et le contrôle de gestion. Vous serez également le relais des sujets administratifs de l'équipe et accompagnerez l'intégration des nouveaux arrivants.
Vous serez également en charge de la coordination des temps forts RH du groupe : revues de talents, revues internes, réunions de leadership impliquant le management board et les directions RH des différents pays, programmes trimestriels réunissant les talents et le top management. Vous en organiserez la logistique de bout en bout, en lien avec les équipes internes concernées. Si vous n'en gérez pas le contenu, votre force de proposition sera cependant la bienvenue.

Vous accompagnerez enfin le directeur du studio de design, dont l'agenda est celui d'un dirigeant « en mouvement » : réunions à interlocuteurs multiples sur plusieurs fuseaux horaires, déplacements hebdomadaires en Europe, aux États-Unis et au Moyen-Orient, gestion et priorisation de ses e-mails, préparation de ses dossiers. Il est autonome et aura principalement besoin de votre aide dans l'organisation des voyages et rdv complexes à caler, et d'un oeil vigilant sur cet agenda bien rempli.
Vous suivrez le budget de fonctionnement de son équipe et la refacturation des frais aux projets, ainsi que les contrats et les paiements de quelques prestataires externes. Vous organiserez le séminaire annuel et les rendez-vous de l'équipe, et suivrez pour lui les sujets RH de ses collaborateurs.

Diplômé(e) d'études supérieures, vous avez une expérience d'au moins 7 ans à un poste d'assistant(e) de dirigeants, dans un environnement international et exigeant. Vous êtes bilingue français-anglais : l'anglais sera en effet votre langue de travail au quotidien, à l'oral comme à l'écrit, en faisant un critère incontournable.
Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens de l'anticipation, vous savez mener de front des priorités multiples sans jamais rien oublier. et aimez être sur plusieurs fronts, une vraie sécurité anti-routine.
Habitué(e) des agendas complexes et des décalages horaires, vous appréciez les environnements rapides où la qualité d'exécution est, pour tous, une évidence. Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion absolue (RH obligent), sans pour autant vous rendre inaccessible, pour votre goût du service et votre capacité à trouver des solutions.

Vous maîtrisez parfaitement le pack Office et les outils collaboratifs.
Vous avez une appétence pour les RH , le design, ou mieux encore, pour les deux, ce serait la cerise sur le gâteau !