Assistant de Direction - Region Ile de la Reunion H/F - Conseils régionaux

Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service coordination et planification. Il assistera la Direction dans l'organisation quotidienne du travail et contribuera au bon déroulement des activités du service. Il interviendra principalement sur le volet administratif, accueil, archivage, gestion de courriers et participera à l'organisation logistique de la direction et de l'ensemble de l'équipe.

- Assurer l'accueil téléphonique, mail et physique ;
- Gérer les courriers arrivés et départs, suivre les fiches de transmission et les attributions aux agents, renseigner le tableau de suivi des courriers;
- Gérer / suivre les parapheurs, en relation avec le secrétariat du DGS, du Cabinet ou de la DRH;
- Accueillir les nouveaux agents et effectuer les demandes nécessaires à leur installation ;
- Assurer et suivre les demandes de fournitures et de petits matériels ;
- Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de procédures internes;
- Proposer et mettre à jour lesmodèles de documents et les diffuser à la direction;
- Gérer les plannings (réunions, congés, télétravail, coworking...) ;
- Préparer les intérims du directeur et des chefs de service;
- Aider dans l'organisation des réunions de direction et certaines réunions stratégiques. Le cas échéant, rédiger les comptes rendus ;
- Organiser les déplacements hors département, du directeur et des cadres du service, en relation avec la DRH;
- Assurer le rôle de correspondant archivepour la direction;
- Rédiger des courriers simples sur certains sujets non techniques ;
- Organiser les tâches et les absences, en binôme avec la secrétaire-comptable, afin d'assurer la continuité de service.

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures afférentes;
- Utilisation de l'outil informatique, des applications bureautiques et idéalement des outils informatiques de la collectivité ;
- Notions ou connaissances des GED seraient appréciées;
- Qualités rédactionnelles;
- Sens de l'initiative, rigueur, disponibilité, autonomie et réactivité ;
- Sens du relationnel et aptitude au travail en équipe ;
- Adaptabilité et polyvalence;
- Sens du devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.