Assistant de Gestion des Affaires Scolaires - Commune de l'Entre Deux H/F - Communes

Sous la Direction Enfance Jeunesse Education, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des affaires scolaires et la petite enfance. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation y compris le suivi des absences des agents.
En lien avec l'élu du secteur, l'Education Nationale, les écoles, les parents d'élèves et les services, elle assiste la directrice enfance jeunesse et éducation.

Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
- Rédiger des notes synthétiques ;
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
Planification et suivi :
- Gestion des absences ;
- Utiliser des logiciels et des progiciels.
- Mettre à jour le logiciel de restauration scolaire ;
- Editer les attestations de restauration scolaire.
Planification et suivi :
- Gestion des plannings des agents ;
- Modifications des horaires pour l'organisation du service ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Réaliser et éditer des factures ;
Suivi gestion Caisse des Ecoles :
- Achats et suivi des fournitures scolaires
- Suivi dotations scolaires
- Enregistrement et suivi dossiers de très petites sections, de dérogations et d'inscriptions scolaires;
Agent polyvalent des écoles :
- Assure la surveillance de la pause méridienne
- Aide au réfectoire
- Aide à l'entretien des locaux

Savoirs :
- Communication orale et écrite ;
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité ;
- Directives et procédures d'instruction des dossiers ;
- Procédures de transmission des demandes ;
- Droits et obligations des usagers
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.).
- Progiciels de gestion.
- Procédures du service.
- Logiciels de bureautique.
- Vocabulaire professionnel du service.
- Procédures administratives.
- Techniques de recherche documentaire.
En matière sociale et familiale :
- Notions d'éthique, de dignité de la personne, de déontologie ;
- Techniques d'entretien, d'accompagnement de la personne et d'écoute active ;
Savoir être :
- Capacités relationnelles,
- Être respectueuse vis-à-vis du public, des agents et de la hiérarchie.
- Savoir transmettre les informations importantes à la directrice ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Dynamique.