Secrétaire Gestionnaire Cellule des Actes - Mairie de Roubaix H/F - Communes

Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l'autorité de la responsable de la cellule des actes.

Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l'autorité de la responsable de la cellule des actes.
Traitement des actes réglementaires
* Procéder à la relecture, la mise en forme et la correction orthographique rigoureuse des projets d'actes.
* Mise en signature.
* Effectuer un premier niveau de contrôle de cohérence et de mise en conformité.
* Assurer la tenue et l'élaboration des registres communaux (registre des arrêtés et registre des délibérations).
* Elaborer les recueils des actes administratifs.

Gestion des instances municipales et suivi administratif
* Assurer les tâches administratives liées au cycle de vie des instances (Conseil municipal, Commissions thématiques).
* Gérer la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et suivre l'exécution des délibérations.
* Prendre en charge l'organisation matérielle des réunions institutionnelles : réservation de salles, logistique technique et préparation des dossiers de séance, convocation.
* Enregistrer et suivre la présence des élus lors des différentes instances.
* Maintenir à jour le tableau des représentations des élus afin de prévenir les situations de conflits d'intérêts et les tableaux de délégations des élus et des cadres.

Accompagnement des services opérationnels
* Apporter un appui technique aux directions thématiques : effectuer des recherches d'informations réglementaires et mettre à disposition les documents officiels nécessaires.
* Assurer un appui dans la gestion et le paramétrage de l'outil informatique.

Savoirs
* Bonne connaissance du fonctionnement et de l'environnement des collectivités territoriales
* Connaissance des actes des collectivités.

Savoir-faire
* Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
* Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc)
* Aptitude à la planification et au respect des échéances réglementaires
* Qualités rédactionnelles confirmées
* Prioriser les dossiers à gérer
* Adaptabilité face au changement
* Excellent sens de l'organisation
* Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.

Savoir-être
* Confidentialité : Sens de la discrétion professionnelle et du secret administratif.
* Rigueur et autonomie
* Esprit d'équipe marqué
* Adaptabilité et disponibilité (notamment en phase de préparation des instances jusqu'au conseil municipal)

Informations complémentaires :
* Amplitude horaire : 38h/semaine
* Niveau de recrutement : Cadre d'emploi des adjoints administratifs
* Présence requise lors des conseils municipaux (en soirée jusqu'à la fin des séances (en principe 5 à 6 séances par an))
* Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix