Chargé d'Accueil - Commune de Baie-Mahault H/F - Communes

Missions principales:
-Accueillir, orienter, renseigner le public.
-Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers

Autonomie et responsabilité
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique Autonomie relative


Spécificités du Poste:
-Travail en bureau
-Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
-Disponibilité vis-à-vis des responsables hiérarchiques

Moyens mis à disposition :
-outils informatiques et de communication
-Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation

Missions et Activités principales :
Mission 1 : Accueil physique et téléphonique
-Recevoir et filtrer les appels téléphoniques : renseigner et/ou orienter vers le service expert on une autre administration
Recevoir les visiteurs : identifier la demande ; renseigner et/ou orienter vers le service expert ou une autre administration
Effectuer la transmission des informations et documents vers les interlocuteurs compétents

Mission 2 : Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Renseigner et orienter les différentes demandes vers le bon interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs sur des demandes d'informations liées aux missions de la direction
- Accompagner, si besoin, vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés

Mission 3 : Gestion et affichage d'informations
- Effectuer la transmission des informations et documents vers les interlocuteurs compétents
- Afficher et mettre à disposition tout document d'information
- Veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d'affichage

Missions spécifiques :
- Fournir les formulaires, aider à la complétude et à la constitution des dossiers administratifs
- Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
-Participer à diverses tâches administratives de la Direction (classement, archivage, etc...)
-Signaler tout dysfonctionnement qui détériorerait les conditions d'accueil de l'usager et identifier les éventuelles améliorations possibles
-Répondre à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie s'inscrivant dans le cadre des missions

Compétences et qualités requises
Compétences de base :
- Maitriser l'outil informatique de base : traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messagerie et agenda électronique)
- Maîtriser les techniques d'accueil, de filtrage et d'orientation des appels téléphoniques.
-Savoir transmettre de l'information
-Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Savoir adapter sa réponse aux différents publics
-Savoir prendre des notes, rédiger et mettre en forme des documents

Compétences transversales .-
- Avoir de la rigueur et de la précision
- Organiser méthodiquement son travail
- Savoir travailler en équipe et avoir un bon relationnel
- Réagir avec calme et pertinence aux situations d'urgence
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- S'adapter à son environnement et aux évolutions techniques et réglementaires