Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

L'agent du service Reprographie assure l'interface entre les services municipaux et le service Reprographie. Il/elle organise et fluidifie les échanges interservices, contribue à l'amélioration des processus internes et participe au suivi budgétaire et environnemental du service.

Il/elle garantit un accueil professionnel et structurant, veille au respect des demandes initiales et participe activement à la dynamique collective du service.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Activités principales

Accueil et relation interservices
· Accueillir physiquement et téléphoniquement les services demandeurs.
· Informer sur les délais, modalités de production et retrait des impressions.
· Relancer les services pour la récupération des supports imprimés.
· Contribuer à la formalisation et à l'amélioration des process internes.

Interface avec le service Communication
· Participer aux réunions d'équipe Communication.
· Contribuer au contrôle qualité des supports produits (conformité à la demande initiale, respect des volumes, des délais et des spécifications).
· Assurer la circulation de l'information entre les deux services.

Contribution à la cohésion interne
· Participer, en lien avec l'assistante du service Communication, à l'organisation de temps collectifs (petits-déjeuners d'équipe, ateliers de travail, journées de cohésion).
· Être force de proposition pour renforcer la dynamique collective.

Suivi budgétaire et gestion des stocks
· Participer au suivi mensuel des stocks (papier, consommables, fournitures).
· Contribuer à la mise en place et à l'actualisation d'un tableau de bord budgétaire.
· Suivre les dépenses du service et contribuer à leur analyse.
· Mettre en place un outil structuré de suivi (prévision : avril 2026).

Recyclage et démarche environnementale
· Mettre à jour et recenser la liste des ACI partenaires.
· Organiser le suivi des volumes et supports envoyés au recyclage.
· Produire un reporting mensuel des volumes collectés et valorisés.
· Inciter les services à entrer dans une démarche plus écologique (moins d'impressions)

· CAP/BEP souhaité.

· Expériences sur un poste similaire souhaité.

· Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

· Notions de gestion administrative et budgétaire.

· Sensibilité aux enjeux environnementaux (recyclage, économie circulaire).

· Formation administrative ou équivalente (niveau CAP/BEP à Bac selon profil).

· Expérience souhaitée en accueil administratif ou en environnement territorial.

· Une expérience en gestion de stocks ou suivi budgétaire serait appréciée.

· Accueil et gestion de la relation usagers internes.

· Organisation et structuration de process.

· Maîtrise des outils bureautiques (Excel, tableaux de suivi).

· Capacité à produire des indicateurs simples de pilotage.

· Rigueur dans le contrôle qualité.

· Suivie et réception des commandes

· Sens du service public.

· Organisation et méthode.

· Esprit d'équipe.

· Capacité d'initiative.

· Diplomatie et posture facilitatrice.

· Fiabilité et discrétion professionnelle.