Assistant Service Courrier - Commune de Baie-Mahault H/F - Communes

Missions Principales:

-Gérer l'ensemble des processus de traitement du courrier nécessaires au fonctionnement administratif des services de la collectivité

Autonomie et responsabilité:
-Autonomie dans l'organisation du travail
- Mission définie, suivie et évaluée par le supérieur hiérarchique
-La responsabilité professionnelle de l'agent peut être recherchée dans le cadre de l'exercice de ses missions

Spécificités du Poste
- Travail en bureau
- Horaires réguliers
- Moyens mis à disposition : Téléphone, ordinateur, fax, logiciel,....
- Formation à prévoir dans le cadre des missions spécifiques à la fonction d'Assistant de Prévention

Activités principales :
- Assurer l'accueil physique t téléphonique du service
-Réceptionner et traiter l'ensemble du courrier arrivé
- Dater et enregistrer les courriers dans un logiciel ou sur un tableau de suivi afin d'assurer la traçabilité des documents
- Effectuer des manipulations techniques liées au traitement du courrier (scanner le courrier, etc....)
- Identifier les destinataires au sein des services
-Assurer le tri et la répartition des courriers par service
-Saisir afin de permettre aux différentes directions de recevoir leurs courriers par voie électronique
- Assurer le classement, et l'archivage du courrier traité
- Assurer la distribution du courrier aux services concernés
-Réaliser la saisie du courrier sur le logiciel de traitement du courrier
- Réceptionner le courrier départ
-Assurer le compostage du courrier départ

Activités spécifiques :
-Participer à d'autres missions en fonction des besoins de la direction
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s'inscrivant dans le cadre des missions

Compétences et qualités requises:
Compétences de base :
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Maîtriser le logiciel de traitement du courrier : Elise...
-Connaître l'organisation structurelle et fonctionnelle des services de la collectivité
- Connaître les différentes institutions locales
- Méthodique, rigoureux et qualités d'organisation
- Connaître les règles et procédures liées aux circuits de documents

Compétences transversales :
- Savoir communiquer efficacement
- Avoir une capacité d'écoute
- Avoir le sens de la responsabilité, et de la rigueur
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Rigueur et autonomie
-Sens du service public
- Qualités relationnelles
-Capacité à travailler en équipe