Assistant de Direction et Relations Adhérents H/F - Soc Agriculteurs France

Think tank de l'entreprise agricole, Agridées rassemble des acteurs du monde agricole, économique et entrepreneurial, et contribue, par ses travaux, ses publications et ses événements, à la réflexion sur les transformations de l'agriculture et des filières agroalimentaires.

Dans le cadre de ses activités, Agridées recherche un(e) Assistant(e) de direction et relations adhérents, chargé(e) d'assurer le secrétariat du Président et du Délégué général, le bon fonctionnement administratif de la structure ainsi que le suivi de ses adhérents, abonnés et interlocuteurs.

Au coeur du fonctionnement d'Agridées, vous travaillez en lien étroit avec le Président, le Délégué général et l'ensemble de l'équipe. Vous intervenez sur un périmètre varié associant secrétariat de direction, gestion administrative, relation adhérents, facturation, gestion de bases de données et organisation logistique.

Vos principales missions :
Secrétariat du Président et du Délégué général
Vous assurez le secrétariat courant du Président et du Délégué général et contribuez à l'organisation et au suivi de leurs activités.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) :
- de la gestion et du suivi des sollicitations et correspondances ;
- de la rédaction et de la mise en forme de mails, courriers et documents ;
- de l'organisation et du suivi des rendez-vous ;
- de la préparation et du suivi des réunions du Bureau et du Conseil d'administration ; de la rédaction et de la diffusion des comptes rendus des réunions statutaires ; du suivi administratif des décisions et actions à engager à l'issue des réunions.
- De l'organisation administrative des instances de l'association, notamment à travers la préparation et le suivi des assemblées générales.

Gestion administrative et coordination interne
Vous êtes l'interlocuteur privilégié du Président et du Délégué général et contribuez à faciliter la circulation de l'information entre la gouvernance, l'équipe, les administrateurs et les interlocuteurs extérieurs d'Agridées.
Vous contribuez à l'organisation quotidienne de l'équipe à travers :
- la préparation du planning hebdomadaire ;
- la tenue du calendrier des réunions et événements ;
- le suivi des différentes échéances administratives.

Gestion des adhérents et des abonnés de La Revue Agridées
Vous assurez la création, la mise à jour et le suivi des contacts et comptes des adhérents, abonnés et autres interlocuteurs d'Agridées. Vous prenez notamment en charge :
- la gestion de la base de données Mahalo Opper ; la création et la mise à jour des contacts ;
- la mise à jour des comptes adhérents sur le site Agridées ; les relances, la facturation et le suivi informatisé des adhérents ;
- la préparation des appels de cotisations et des appels au don destinés aux Agridécideurs ;
- la création et le suivi des accès à la plateforme Agridroit ; l'enregistrement et le suivi des demandes d'ouverture de droits à Agridroit.

Facturation et suivi administratif
Vous participez au suivi administratif et financier courant d'Agridées et d'Agridroit à travers :
- l'établissement des factures, devis et avoirs ;
- la facturation (émission, transmission et relance) des activités d'Agridées et d'Agridroit ;
- le dépôt de factures sur la plateforme Chorus ;
Vous assurez le suivi des commandes effectuées sur le site Agridées ainsi que l'envoi des ouvrages. Vous participez également à la gestion de La Revue Agridées avec notamment le suivi des abonnés ; le routage de La Revue ; la gestion des stocks de revues et d'ouvrages.

Logistique interne
Vous contribuez à la logistique d'Agridées :
- réservation et préparation des salles pour des réunions internes ;
- commandes auprès des traiteurs ;
- réservation des déplacements en train ; réservation d'hôtels pour les administrateurs ;
- commande de fournitures.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.