Secrétaire d'Accueil Polyvalente H/F - A+Architecture Sarl

Les Ateliers A+ recrutent un(e) secrétaire d'accueil polyvalent(e) à temps partiel H/F.

Contexte

Les Ateliers A+ ce sont plus de 100 collaborateurs, architectes, urbanistes, paysagistes, designers, ingénieurs, économistes, maîtres d'oeuvres, producteurs de perspectives et de films partageant les mêmes locaux dans une dynamique d'échanges pluridisciplinaires.
Dans le cadre de l'augmentation de notre niveau d'activité, les Ateliers A+ recherchent un(e) secrétaire d'accueil polyvalente H/F en CDD, pour rejoindre notre équipe de fonctions support.

Nous recrutons aujourd'hui, le nouveau visage de notre agence, le premier sourire, le premier regard bienveillant pour nos clients, dirigeants et salariés.

Missions

Poste clé de l'entreprise vos principales tâches seront les suivantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assistance aux dirigeants (déplacements professionnels, agenda.)
- Gestion de la restauration des invités
- Gestion des photocopies et du classement, soutien aux équipes pour relier/plier les dossiers
- Gestion du courrier ainsi que des coursiers
- Gestion de la mise à disposition des salles de réunion
- Frappe et rédaction de courriers, diffusion des comptes rendus de réunion de chantier
- Suivi administratif des opérations de chantier
- Gestion des commandes de fournitures et réapprovisionnement
- Mise à jour des bases de données de contacts de l'entreprise
- Gestion des entreprises de maintenance du bâtiment
- Gestion du parc de véhicules/vélos
- Gestion des lignes téléphoniques
- Interface avec notre prestataire informatique
- Gestion des campagnes de courrier à l'aide du publipostage
- Gestion des réservations hôtels, avions, trains pour nos collaborateurs
- Soutien au classement et à l'archivage des équipes

Compétences

Nous recherchons un(e) candidat(e) rigoureux(se), souriant(e), avenant(e) et à l'écoute de nos visiteurs.
Le(la) candidate devra faire preuve d'un excellent sens du relationnel en externe comme en interne.
Un très bon niveau est attendu dans la maîtrise des logiciels Word et Excel.
L'orthographe, la grammaire et la syntaxe seront des points de grande vigilance dans ce recrutement.
Le(la) candidat(e) devra disposer d'un Bac +2 en assistanat ou assistanat de direction ou d'une expérience professionnelle à un poste similaire.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.