Chargé·e de Production H/F - Orchestre Philharmonique de Strasbourg
- Strasbourg - 67
- CDD
- Orchestre Philharmonique de Strasbourg
Les missions du poste
Fondé en 1855 et labellisé orchestre national en 1994, l Orchestre philharmonique de Strasbourg compte parmi les formations symphoniques majeures en France. Fort de 110 musiciens, il est installé dans les locaux du Palais de la musique et des congrès. Outre son activité propre constituée d environ 90 concerts par an qui s appuie sur un projet musical et artistique ambitieux, il contribue à la saison lyrique et chorégraphique de l Opéra national du Rhin.
Missions générales et responsabilités
Sous l'autorité de la responsable de production, il-elle assure le suivi administratif et logistique des concerts de la saison de l'Orchestre, à Strasbourg, en déplacement et en tournée.
Activités principales
Assurer le suivi administratif lié aux artistes invités lors de chaque production :
- Être l'interface des agents d'artistes en amont et en aval de leur venue, concernant le traitement administratif et comptable de leur engagement
- Préparer les contrats et conventions en lien avec la responsable de production et gérer leur suivi dans le circuit de signature
- Préparer les feuilles de route des artistes
- Alimenter les logiciels Spaiectacle et OPAS avec les données relatives aux artistes invités
- Créer et/ou tenir à jour les tableaux de suivi
- Contribuer à l'alimentation du budget production
Assurer l'organisation logistique des productions à Strasbourg :
- Préparer l'accueil logistique (hébergement, transport, accompagnement) des artistes invités (chef-fes, solistes, choeurs, orchestres, etc. ) en lien avec leurs agents et assurer leur accueil physique lors des productions
- Organiser certaines répétitions spécifiques (chant-piano) en lien avec les chef-fes d'orchestre
- Contribuer à la bonne circulation des informations en interne autour du séjour des artistes, notamment auprès de la régie et du pôle communication
- Gérer la préparation et l'installation des loges (tenue des stocks de catering et des équipements)
- Coordonner certaines prestations de services externes (ménage, sécurité, pressing, etc.)
Assurer l'organisation logistique des déplacements et tournées de l'Orchestre :
- En lien avec la responsable de production, préparer la logistique des déplacements et tournées de l'Orchestre en France et à l'étranger (voyages, hébergement, demandes de visas, etc.) en conformité avec le Règlement intérieur de l'Orchestre
- Coordonner avec les lieux d'accueil (festivals, tourneurs, etc.) la logistique sur place (transports locaux, catering, loges, besoins artistiques particuliers, etc.)
- Rédiger les feuilles de route des musiciens de l'Orchestre ainsi que des chef-fes et solistes
- Être présent-e sur certains déplacements et tournées, avec la responsable de production ou en autonomie, pour s'assurer de leur bon déroulement, fluidifier la coordination sur place et répondre aux éventuels aléas de dernière minute
Dans le cadre de ces activités, effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, ordres de mission, DPAE, fiches prévisionnelles d'accueil des intervenants, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc.). Effectuer les déclarations SACEM/SACD à l'issue de chaque trimestre.
Activités secondaires :
- Participer à l'organisation et au bon déroulement de certains des concours d'entrée à l'Orchestre
- Demander les disponibilités des artistes
- Assurer des missions administratives ponctuelles auprès du directeur musical et artistique
- En cas d'absence de l'assistant-e de direction, assurer la mission de responsable informatique usager en lien avec le service informatique de l'Eurométropole dans la cadre de la convention
Missions générales et responsabilités
Sous l'autorité de la responsable de production, il-elle assure le suivi administratif et logistique des concerts de la saison de l'Orchestre, à Strasbourg, en déplacement et en tournée.
Activités principales
Assurer le suivi administratif lié aux artistes invités lors de chaque production :
- Être l'interface des agents d'artistes en amont et en aval de leur venue, concernant le traitement administratif et comptable de leur engagement
- Préparer les contrats et conventions en lien avec la responsable de production et gérer leur suivi dans le circuit de signature
- Préparer les feuilles de route des artistes
- Alimenter les logiciels Spaiectacle et OPAS avec les données relatives aux artistes invités
- Créer et/ou tenir à jour les tableaux de suivi
- Contribuer à l'alimentation du budget production
Assurer l'organisation logistique des productions à Strasbourg :
- Préparer l'accueil logistique (hébergement, transport, accompagnement) des artistes invités (chef-fes, solistes, choeurs, orchestres, etc. ) en lien avec leurs agents et assurer leur accueil physique lors des productions
- Organiser certaines répétitions spécifiques (chant-piano) en lien avec les chef-fes d'orchestre
- Contribuer à la bonne circulation des informations en interne autour du séjour des artistes, notamment auprès de la régie et du pôle communication
- Gérer la préparation et l'installation des loges (tenue des stocks de catering et des équipements)
- Coordonner certaines prestations de services externes (ménage, sécurité, pressing, etc.)
Assurer l'organisation logistique des déplacements et tournées de l'Orchestre :
- En lien avec la responsable de production, préparer la logistique des déplacements et tournées de l'Orchestre en France et à l'étranger (voyages, hébergement, demandes de visas, etc.) en conformité avec le Règlement intérieur de l'Orchestre
- Coordonner avec les lieux d'accueil (festivals, tourneurs, etc.) la logistique sur place (transports locaux, catering, loges, besoins artistiques particuliers, etc.)
- Rédiger les feuilles de route des musiciens de l'Orchestre ainsi que des chef-fes et solistes
- Être présent-e sur certains déplacements et tournées, avec la responsable de production ou en autonomie, pour s'assurer de leur bon déroulement, fluidifier la coordination sur place et répondre aux éventuels aléas de dernière minute
Dans le cadre de ces activités, effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, ordres de mission, DPAE, fiches prévisionnelles d'accueil des intervenants, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc.). Effectuer les déclarations SACEM/SACD à l'issue de chaque trimestre.
Activités secondaires :
- Participer à l'organisation et au bon déroulement de certains des concours d'entrée à l'Orchestre
- Demander les disponibilités des artistes
- Assurer des missions administratives ponctuelles auprès du directeur musical et artistique
- En cas d'absence de l'assistant-e de direction, assurer la mission de responsable informatique usager en lien avec le service informatique de l'Eurométropole dans la cadre de la convention
Le profil recherché
Experience: 24 Mois
Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Travailler en groupe, en réseau,Utiliser les outils numériques,Intérêt marqué pour la musique classique
Langues: Allemand souhaité,Anglais exigé
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Travailler en groupe, en réseau,Utiliser les outils numériques,Intérêt marqué pour la musique classique
Langues: Allemand souhaité,Anglais exigé
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).