Assistante Administrative H/F - Mairie

Commune nouvelle de 17 000 habitants, 3ème ville de l'Ain par sa population et sa superficie, Valserhône est située dans un environnement privilégié à la confluence du Rhône et de la rivière sauvage la Valserine, au pied du massif du Jura. Au carrefour entre Annecy, Lyon et Genève, la cité est en plein essor, bénéficiant notamment de l'attrait de son cadre naturel exceptionnel, ainsi que de sa gare TGV permettant de relier Paris ou Genève.
Engagée dans l'amélioration continue de son cadre de vie, la ville de Valserhône réalise des projets ambitieux qui privilégient le bien vivre ensemble, tout en respectant l'environnement. Rejoignez-nous pour prendre part à cette dynamique !
MISSION GÉNÉRALE :
Assure l'accueil et la gestion administrative de la direction du Cadre de Vie / Parc des Véhicules /EPI /Produits d'entretien sous la responsabilité du Directeur du Cadre de Vie.

- ATTRIBUTIONS PERMANENTES / ACTIVITES PRINICIPALES :
Accueil, renseignement et orientation du public :
- Accueil du public
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques
- Recherche et met en relation les correspondants
- Relai entre les habitants et les services

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Centre Technique Municipal :
- Effectue le secrétariat du directeur (traitement de courriers et divers documents : rapports, conventions, publipostage, réalisation de tableaux, plannings)
- Exécute et suit les procédures et décisions administratives
- Traite les bons de commandes et factures de fonctionnement et d'investissement
- Suivi du budget
- Gestion des fournitures de bureautique
- Gestion administrative du parc des Véhicules et Cadre de Vie
- Réalise des travaux bureautiques (courriers, compte-rendu.)
- Tri, classe et archive les documents
- Création d'outils (tableaux.)
- Saisie des congés et heures supplémentaires.
- Création des plannings
- Elaboration des rapports d'activités.
- Gère les E.P.I (Suivi, commandes et attributions)
- Gère les produits d'entretien (commandes, réassorts et inventaires)

- ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :
Utilisation du logiciel Interstis
Utilisation du logiciel CIRIL
Utilisation des logiciels Open GST et GLPI
Utilisation du logiciel dédié à la gestion des véhicules
- MARGE D'AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :
Travaille sous la responsabilité du Directeur du Cadre de Vie / Parc des Véhicules.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux demandes d'information internes et externes

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).