Secrétaire Pédagogique H/F - Université Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le/La secrétaire pédagogique travaille sous l'autorité de la responsable du service des formations et de la vie étudiante. Il/Elle intervient dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations en relation avec les activités des départements. Il/Elle assure le suivi administratif et pédagogique des étudiant·es de la formation BUT initiale.

Missions principales de l'agent :

• Utilisation du logiciel APOGEE pour les inscriptions administratives et pédagogiques, la saisie des notes, l'édition des relevés de notes et l'édition de documents préparatoires des jurys
• Suivi et contrôle des absences sur le portail du département
• Vérification et contrôle des relevés de notes
• Suivi des conventions de stages
• Gestion les dossiers de candidature des étudiant·es en BUT formation initiale
• Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes rendus de réunion, rapports, supports documentaires...)
• Classement et archivage des documents et informations
• Organisation logistique des manifestations locales ou inter-établissements (JPO, Cérémonie de la remise des diplômes, Forum entreprises, réunion tripartite...) 2 samedis dans l'année
• Saisie, mis en forme et édition des documents (affiches, courriers, enquêtes, brochures)

Connaissance, savoir :

• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels.

Savoir-faire :

• Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données) et les logiciels de la scolarité.
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil (ex : reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur...)

Savoir-être :

• Qualités relationnelles indispensables, rigueur et méthode.
• Aptitude à travailler en équipe
• Réactivité face aux urgences
• Disponibilité