Assistante Administrative H/F - Fede Nat Salarie Construct du Bois Cfdt

TACHES PRINCIPALES DE LA FICHE DE POSTE
Assurer le secrétariat administratif d'un Secrétaire National :
o Gérer l'agenda des Secrétaires Nationaux et prévoir les réservations (transport et hébergement) lors de leurs déplacements
o Assurer le traitement et le suivi de la correspondance institutionnelle des Secrétaires Nationaux (désignations, mandatement.)
o Relire et mettre en page des documents institutionnels divers
o Rédiger et mettre en forme, sur la base des notes écrites ou de consignes, des courriers, des mails, des articles de Vie Fédérale et le cas échéant comptes rendus
Assurer la préparation et la gestion administrative et logistique des dossiers sous la responsabilité du Secrétaire National :
o Etablir le retroplanning des réunions
o Réserver les salles en interne ou en résidentiel et le matériel nécessaire au bon déroulement des réunions
o Rédiger et envoyer les convocations aux participants,
o Préparer et transmettre aux participants les documents nécessaires à la préparation des réunions
o S'assurer de la présence ou non des participants par relance par e-mail
o Réserver des titres de transport (avion uniquement) et l'hébergement pour les participants et les intervenants en faisant établir des devis, en les analysant et en réalisant des comparatifs
o Gérer les frais des participants sur la plateforme N2F
o Rédiger et envoyer les attestations de présence
o Synthétiser, contrôler et affecter les frais déclarés par les participants (transport, restauration, hébergement)
o Classer et archiver l'ensemble des éléments dans un dossier et dans l'archivage du serveur en veillant à respecter l'arborescence définie
Assurer la constitution et l'envoi de dossiers justificatifs des financements extérieurs
o Assembler les pièces justificatives en veillant à la disponibilité de l'ensemble des éléments
o Sur la base des procédures définies, procéder à l'affectation des dépenses
o Transmettre les dossiers complets aux organismes concernés ou aux salariés de la FNCB concernés en interne
Assurer l'accueil physique et le standard de la FNCB (1 jour par semaine)
o Assurer le standard, recevoir, filtrer et identifier les communications téléphoniques et les visiteurs
o Assurer une mission de première information des correspondants ou les orienter vers l'interlocuteur correspondant à leur besoin, le cas échéant, retranscrire les messages et les transmettre
o Trier le courrier, procéder à son enregistrement et à sa répartition au sein des services et gérer le départ du courrier de la Fédération en transmettant quotidiennement l'ensemble des plis au service dédié

COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire / techniques / méthodes :
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, messagerie interne, Excel.)
Savoir constituer un répertoire de militants (publipostage)
Savoir rédiger, dans un formalisme imposé et sur la base d'un modèle, divers types de documents administratifs (convocation, dossier, lettres-types.)
Savoir organiser la logistique d'une réunion
Savoir faire des propositions pour faciliter/alléger le travail des Secrétaires Nationaux
Savoir créer et suivre une procédure de gestion d'un dossier
Savoir faire vivre un répertoire de militants et un répertoire de sections
Savoir respecter les délais
Avoir un très bon niveau d'orthographe et de grammaire
Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit sans fautes)

Compétences comportementales :
Etre méthodique et organisé
Etre calme et diplomate dans le cadre de l'organisation des réunions
Etre discret et assurer la confidentialité des informations traitées
Capacité à travailler en équipe et en partenariat
Discrétion et confidentialité.

CONDITIONS D'ACCÈS
Formation exigée : Bac +2 Secrétariat - Assistanat
Expérience en entreprise : + 3 ans

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.